Способност делегирања једно је од обележја успешног вође. Делегација је једна од најбољих алати за управљање за повећање морала запослених, задовољства послом, поверења између чланова тима и менаџера и дна компаније. Такође помаже у управљању временом.

Иако се ефикасне технике делегирања ретко уче, добра вест је да је делегирање вештина као и свака друга која се може стећи.

Преглед садржаја

1. Шта је делегирање?
2. Како делегација побољшава управљање тимом?
3. Како правилно делегирати
4. Знајући шта треба, а шта не треба делегирати
   • Шта треба делегирати
   • Шта не би требало делегирати
5. Закључак
6. Још савета о делегирању задатака

Шта је делегирање?

Делегирање се може дефинисати као чин оснаживања да делује за другог.^[1]Са овом додељеном моћи, особа, обично подређена, може да обавља одређене активности (обично их даје менаџер или супервизор). Делегирање је алат за управљање дизајниран да повећа ефикасност организације.^[два]Омогућава да се циљеви организације рашчлане на задатке и доделе члану тима који најбоље одговара тој дужности. С тим у вези, већина предузетника и менаџера је лоша у делегирању. Али зашто?

Као што је раније речено, већина организација не подучава своје менаџере како да делегирају. Међутим, постоји низ других разлога због којих се менаџери колебају да делегирају, укључујући:

Они верују да нико не може посао обавити тако добро као што може

Менаџери треба да делегирају јер је њихова одговорност надгледање запослених. Не могу и не би требали сами да раде све послове. Посао вође је да води, мотивише и надгледа чланове свог тима како би постигли циљ.

Сматрају да је потребно превише времена да би се неко обучио

Део вођења и мотивисања чланова тима укључује и обуку. Да, биће потребно додатно време да се запослени обучи за нови задатак, али на то треба да мислите као на инвестицију. Замислите да је потребан додатни сат дневно да бисте некога оспособили за задатак, а тај тренинг траје недељу дана. То је пет додатних сати утрошених на извршавање задатка. Међутим, након првих пет дана када запослени изврши задатак, ослободићете пет сати недељно да бисте се посветили другим питањима.

Недостаје поверења у мотивацију запослених

Други део посла менаџера је да развије способности својих запослених како би идентификовао будуће вође, као и да открије њихове снаге и слабости. Без делегирања никада нећете сазнати ниво мотивације ваших запослених.

Желе да се учине неопходним

Ако се бринете да ли ћете постати неопходни, не бисте требали бити. ти су неизоставни. Познато је да је тешко доћи до добрих менаџера и вођа, а они су, наравно, неопходни организацијама. Ако сте на руководећем положају и забринути сте за свој посао, научите како да будете бољи вођа.

Они уживају радећи сами посао

Иако многи људи уживају радећи посао сами, свиђа им се креативни процес или само идеја да могу да контролишу исход и узму кредит за то. То није посао менаџера.

Морате бити спремни да се одрекнете контроле, прихватите да други људи имају другачије (а понекад и боље) начине поступања и прихватите своју улогу фацилитатора или надгледника.Оглашавање

Они се осећају лоше јер дају више посла преоптерећеном особљу

Осећај да је ваше особље преоптерећено или презапослено прилично је уобичајено за менаџера. Дакле, ако члановима тима дате више посла, може се осећати као да само од њих радите више. Међутим, када се уради правилно (више о томе касније), делегирање може повећати мотивацију и задовољство послом.

Сад кад смо одговорили на питање шта је делегирање, пређимо на други део питања:

Како делегација побољшава управљање тимом?

Ефикасно делегирање једна је од најважнијих менаџерских вештина које можете имати. Благодати правилног делегирања сежу дубље од повећане продуктивности. Ови ефекти се могу видети у:

Веће поверење између менаџера и запосленог

Када запосленом дате овлашћење и аутономију да изврши задатак, подразумева се да му верујете да ће га обавити. Такође се каже да мислите да су они довољно компетентни да се носе са задатком. Ово показивање поверења гради везу између надређеног и подређеног.

Повећање задовољства послом

Делегирање задатака или задатака члановима вашег тима омогућава им да преузму власништво и поносе се својим радом. Нико не жели да о њему мисле као о зупчанику у машини, који ради посао који би свако могао да уради. Давање одговорности и овлашћења да заврше посао увелико ће им помоћи да се поносе својим радом.

Повећана мотивација

Делегирајући задатке одговарајућим запосленима, они преузимају власништво над резултатом. Ово је њихова шанса да заблистају. Сви желе похвалу од шефа, а сазнање да ће резултат који дођу бити оцењен као одраз њих самих велика је мотивација.

Више времена за остале важне активности

Баш попут капетана брода, вође процењују услове, зацртавају курс и управљају пловилом. Можда ускоче кад падне човек, али њихов главни посао је да брину о великој слици. Нека се ваша посада брине око веслања, а ви само водите рачуна да иду у добром смеру.

На тај начин можете ослободити време за учешће у важнијим активностима.

Развијање нових вештина код чланова вашег тима

Део било ког посла менаџера је да помогне запосленима да уче и расту. Како се запосленици усавршавају и додају својим вештинама, постају све вреднији за компанију и индустрију у целини. Ово је део њиховог каријерног развоја. То такође чини ваш тим много флексибилнијим.

Одличан алат за процену

Као менаџер, део вашег посла је да препознате најбоље извођаче и оне који су вредни промоције. Такође бисте требали размишљати о томе ко би требало да вас замени када будете унапређени. Преношењем одговорности својим запосленима, у сјајној сте позицији да видите ко узима бика за рогове, а ко само на минимуму.Оглашавање

Све заједно, позитивни ефекти делегирања могу имати синергијски ефекат на ефикасност, продуктивност и профитабилност организације.

Како правилно делегирати

Разговарали смо о томе шта је делегирање и које су његове користи, али како можете бити ефикасан делегат и искористити благодати о којима смо разговарали? Ево неколико ефикасних техника делегирања које ће вам помоћи да започнете.

1. Почните од резултата и померите се уназад

Када делегирате нову одговорност запосленом, започните објашњавањем како би исход требало да изгледа. На пример: поставићу вас одговорним за Кс, а сврха Кс је да се АБЦ претвори у ДЕФ у року од две недеље и за мање од 100 УСД. Ово је начин да поставите циљ, а да им не кажете како га морају постићи.

2. Дајте својим запосленима аутономију

Ово може бити тешко за менаџере, али покушајте да се повучете и препознате да постоји много различитих начина за решавање проблема. Допуштајући им да сами схвате како то раде, они ће научити и често ће бити бољи исход.

3. Дајте им овлашћење да раде шта траже

Ово је веома важно! Преношење одговорности за задатак без давања овлашћења потребних за његово извршавање заправо само одбацивање више посла на запосленог. Уместо да повећате мотивацију и задовољство послом, створићете незадовољство и бес.

4. Ускладите њихову личност и скуп вештина

Не дајте интровертном задатку да води састанак. Исто тако, немојте постављати екстроверта за рачуноводство. Требали бисте имати добру представу о томе ко су ваши запослени и које вештине поседују. Делегирајте прави задатак правој особи.

5. Уверите се да имају праве ресурсе

Уверите се да људи које делегирате имају довољно времена, новца, обуке, залиха, радног простора и помоћи других да заврше посао. Ако то не учине, онда неуспех није на њима, већ на вама.

6. Надгледајте, не управљајте микро

Најбољи начин да то урадите је успостављање временске линије са редовним пријавама. Ово омогућава аутономију запослених, а да и даље одговара за пројекат који напредује. Такође омогућава запосленом да поставља питања и прима информације у редовним заказаним интервалима.

7. Створите мотивационо окружење

Најуспешнији делегатори су они који знају када треба бити навијачица или тренер, а када треба ускочити или одступити. Они су такође ту да славе успехе .

8. Будите толерантни према грешкама

Никада нећете имати иновације без преузимања ризика, а преузимање грешака не можете. Будите толерантни и користите грешке као средство за учење, а не као нешто чега се треба плашити.Оглашавање

До сада смо се бавили делегирањем шта, зашто и како, али како одлучујемо које задатке треба делегирати?

Знајући шта треба, а шта не треба делегирати

Постоји неколико различитих размишљања о овој теми, једно је мишљење да, ат у одређеном тренутку, све што може бити делегирано треба да буде; са ретким изузетком.

Шта треба делегирати

Спроведите ревизију помоћу шест Т да бисте утврдили које задатке има највише смисла преоптеретити.^[3]

1. Сићушан

То су задаци који су толико мали да се чине небитним за решавање, али се збрајају. Никада нису важни или хитни, па чак и ако им треба само неколико минута, на крају ће вас избацити из тока стратешкијег посла. На пример, регистрација за конференцију или догађај, додавање у календар и резервација хотела и лета - самостално свака од ових ствари можда неће одузети много времена, али све заједно се збраја.

2. Заморно

Задаци који су релативно једноставни вероватно не користе најбоље ваше време. Веома једноставне задатке може (и треба) да ради било ко осим вас.

На пример, ручни унос листе од 100 ставки у прорачунску табелу и њено кодирање у боји или ажурирање КПИ-ова у вашем презентацијском блоку су сви једноставни задаци који се могу предати.

3. Временски потрошно

То су задаци који су, иако могу бити важни, па чак и донекле сложени, дуготрајни и не захтевају од вас да обавите почетних 80% истраживања. Можете лако ускочити када је задатак завршен за 80% и дати одобрење, надзор и / или смернице у следећим корацима.

4. Учљив

Ови задаци, иако у почетку изгледају компликовано, могу се превести у систем и проследити, а ви и даље пружате провере квалитета и коначно одобрење.

На пример, подучавање једног од ваших директних извештаја како да направите нацрт презентационог дека за месечни састанак свих руку, па чак и како да будете тај који тим доноси, може бити добар начин да ослободите време за себе.

5. Страшно Ат

Задаци који спадају у област у којој се осећате неопремљено углавном би требало да се пренесу на некога ко има снаге у тој области. На пример, ако нисте сигурни како да организујете визуелни дизајн тих ПоверПоинт слајдова за састанак тима, неко из вашег тима ће вероватно моћи да ускочи.Оглашавање

6. Временски осетљив

То су задаци који су временски осетљиви, али се надмећу са другим приоритетима. Нема довољно времена да их обавите одједном, тако да преносите важан и временски осетљив задатак који се може обавити паралелно са другим роковима заснованим на вашем пројекту.

На пример, остављање иПад-а у авиону након лета и рад на његовом опоравку пре него што потпуно нестане на аеродрому, изгуби се и пронађе понор свакодневним позивањем корисничке службе, може потрајати много времена и може се поверити подређеном.

Шта не би требало делегирати

За разлику од горе наведеног, постоје неки задаци које никада не треба делегирати и увек треба да остану као одговорност менаџера. Неки од њих укључују:

Визија и мисија компаније

Они играју важну улогу у угледу компаније и треба их схватити што је могуће озбиљније. Дакле, одговорност за стварајући ове увек треба да лежи са менаџером или другим вођом компаније.

Одлуке о запошљавању

Превише менаџера се приликом одлучивања о запошљавању ослања на спољне агенције. Иако су скупови вештина важни, једнако је важно проценити како ће се запослени уклопити у корпоративну културу, а то је најбоље урадити лицем у лице.

Укрцавање запослених

Важно је да менаџери преузму активну улогу у томе да се нови запослени осећају добродошло. Они би увек требали бити доступни и доступни новим запосленима.

Дисциплина

Преношење дисциплинских дужности на административног помоћника или службеника за људске ресурсе често је знак лоших менаџерских способности. Менаџери углавном могу да стекну више поштовања од запослених тако што ће сами то решити.

Коментар наступа

Ако запослени раде своје прегледе и само се одјављују, то је лоша услуга за све укључене. Менаџери би требали бити лично укључени у овај процес како би из њега извукли максимум.

Закључак

На први поглед делегирање може изгледати као више невоља него што вреди. Међутим, када се правилно обави, обим, ширина и квалитет рада створили су више него што би надокнадили било какве непријатности.

Бићете запањени оним што се дешава када распоредите радно оптерећење тако да се можете усредсредити само на задатке са највишим приоритетима, док други раде на значајним и изазовним задацима.Оглашавање

Имплементацијом пракси о којима смо овде говорили, моћи ћете на прави начин да делегирате праве пројекте правим људима, а то је рецепт за успех.

Још савета о делегирању задатака

• Како ефикасно делегирати задатке (детаљни водич)
• Делегирање посла: шта делегирати, а шта не?
• Важност делегирања вођства (и како правилно делегирати)

Кредит за истакнуте фотографије: ЦоВомен путем унспласх.цом

Референца