Састанак један на један пресудан је и често потцењиван алат управљања.

Не само да је то искрен начин да се повежете са запосленима и делите са њима потребне информације, већ је и одличан начин да чујете њихове повратне информације.

Што је још важније - један на једном састанку прилика је да обликујете искуство и перцепцију вашег запосленог као шефа. У многим случајевима оно што мисле о вама и вашем начину управљања одразиће се и на њиховом мишљењу о целој компанији или организацији коју представљате.

Вођење ефикасних састанака један на један требало би да вам буде приоритет као менаџеру или вођи тима. 11 савета изнетих у овом чланку помоћи ће вам да максимално искористите ово кључно време.

1. Уђите у прави начин размишљања

Правилан један на један састанак започиње већ пре састанка док припремате белешке и свој став према њему.

Гледајући један на један састанак као непожељну дистракцију у вашем ужурбаном дану, нећете далеко доћи.

Уместо тога, одвојите неколико тренутака да разбистрите мисли и усредсредите се на особу коју ћете упознати.

Започните с прегледом белешки из претходног „један на један“ са тим запосленим, погледајте њихове најновије статистике учинка, означите све притужбе или похвале које сте добили у вези са њима.

2. Нека састанци један на један буду редовна ствар

Учесталост ваших појединачних поступака у великој мери зависи од величине ваше компаније и вашег стила управљања. Неки извори кажу да би такви састанци требали бити недељни, док други наводе да би двоседмични или месечни распоред био од користи.

Добра идеја је да се следећи поновљени састанак постави на крај сваког текућег састанка, тако да обе стране могу унапред да га планирају.

Размислите о учесталости и дужини која се вама или вашим запосленима не би чинила превише, али би ипак била довољна да сви буду у току и одржавају непрекидни контакт.Оглашавање

Новозапослени би требало да имају чешће један-на-један, најмање једном недељно или две недеље.

Понављајуће се један на један предавања чине рутину дељењем повратних информација и подстичу културу искрености. Поред тога, редовни лични разговори чине да се запослени осећају разумљиво, поверено и цењено у компанији - чиме јачају своју унутрашњу мотивацију.

3. Одредите временско ограничење за састанке

Закажите довољно времена за ове разговоре, али не правите их ни предуго.Нико се неће радовати састанцима који изгубе фокус и једноставно се одуговлаче.

Оптимална дужина сваке сесије такође зависи од учесталости ових састанака - на пример, ако се састајете сваке недеље, можда ће бити довољна 30-минутна сесија. Ако се састанете једном у две недеље или месец дана, можда би било ефикасније 60 минута.

Успешни менаџери као што је Анди Грове, суоснивач и бивши извршни директор Интел-а, саветовали су један-на-један који траје најмање један сат: ’

Све мање, према мом искуству, чини да се подређени ограничава на једноставне ствари којима се може брзо руковати.

4. Направите листу тема о којима ћете разговарати

Општи план или структура састанка могу вам помоћи да покренете разговор - посебно у првих неколико састанака. Међутим, не морате се држати плана без обзира на све. Схватите то радије као референцу која вам може помоћи у случају да разговор заглави или удаљи предалеко од теме.

Дневни ред састанка може бити користан и ако је запосленик интровертиран и вероватно неће разговарати сам.

На пример, можете припремити три до пет тема које вас највише занимају. Или можете да задржите листу питања испред себе, али имајте на уму да будете флексибилни - не морате да их постављате ако разговор тече природно.

Неке идеје за питања која ће вероватно дати темељне одговоре:

• У ком делу дана се осећате најпродуктивније? Да ли сматрате да би вам требао другачији распоред рада да бисте побољшали своје благостање и продуктивност?
• Која су ваша најновија достигнућа због којих сте поносни?
• Да ли имате неке предлоге који би нам могли помоћи да радимо тимски боље?
• Постоји ли неко у тиму са којим вам је тешко радити? Можете ли објаснити зашто?
• Који вас задаци држе ангажованим и надахнутим? Постоји ли начин да свакодневне задатке учините занимљивијим?
• Која су главна уска грла у вашем садашњем пројекту? Могу ли на било који начин помоћи да се то помери?
• Које су ствари које вас брину у послу или канцеларијском окружењу уопште? Да ли сте се икада овде осећали потцењено?
• Да ли се осећате као да довољно учите на послу? О којим областима бисте желели да сазнате више?
• Шта могу учинити да побољшам свој стил управљања или да вас боље подржим?
• На којим пројектима или задацима бисте следећи били заинтересовани?

Про тип: Оглашавање

Бивши извршни директор Гоогле-а Ериц Сцхмидт почео је да започиње своје личне сусрете упоређивањем својих листа са списковима које су његови запослени требали да припреме пре састанка.^[1]Ставке на обе листе имале су приоритет јер су вероватно биле најхитнија питања.

5. Нека буде неформално и промените подешавање

Ако желите да искрено, опуштено и искрено разговарате са својим запосленим, мислите не само на своје речи и говор тела већ и на атмосферу на састанку.

Ваш циљ је да будете професионални и продуктивни, али не нужно неугодни или устајали.

Прво пронађите место за опуштање за приватни разговор. Удобан намештај, топле боје, канцеларијске биљке или чак другачији поглед с прозора могу покренути нове идеје и предлоге. Али не морате чак ни да се држите собе за састанке - зашто не бисте отишли ​​у шетњу или попили кафу у оближњи кафић?

Генерални директор софтвера за праћење продуктивности ДескТиме, Артис Розенталс сматра да би се један на један састанци требали одржавати ван уобичајених ограничења канцеларије:

Проналазим прилику да са сваким чланом мог тима одем на један дужи ручак и разговарам о свему у лежерној атмосфери.

Додаје да неформалност не значи да се састанак одржава без припреме.

Пре састанка састављам актуелна питања и податке и делим их са дотичним запосленим, тако да обоје долазимо припремљени и плодно разговарамо.

6. Фокусирајте се на запосленог

Запослени треба да буде главни фокус разговора један на један. Познати амерички бизнисмен и аутор Бен Хоровитз препоручује да менаџер разговара само 10% времена , остављајући остатак разговора члану тима.

Запамтите - као особа у моћном положају, требали бисте одвојити его и подржати свог запосленика колико год можете.

У идеалном случају, разговор ће тећи природно око свега што му је важно. Ако се то не догоди, поставите отворена питања која би им могла помоћи да разјасне свој став и изразе повратне информације (погледајте савет бр. 4).Оглашавање

7. Слушајте као да то мислите

Ваш задатак није само да пустите запосленог да разговара. Такође је активно слушати. То значи да не слушате само да бисте били љубазни. Заправо покушавате да разумете и запамтите све оно што се дели.

Неке технике активног слушања:

• Останите отвореног ума, самопоуздани и слушајте особу без доношења једностраних закључака.
• Покажите запосленом на кога обраћате пажњу и повремено резимирајте оно што кажу.
• Још једном проверите да ли сте добро разумели неке изјаве како бисте избегли неспоразуме (на пример, „Да ли сам добро разумео да желите да се маркетиншки тим придружи овом пројекту како би се избегла даља одлагања?“).
• Будите пријемчиви за све што чујете - чак и за критике у вези са вашом компанијом или сопственим учинком.

8. Поделите релевантне информације

Већ смо споменули да послодавац треба мање да разговара и више да слуша. Међутим, ако имате нешто важно да кажете, а лично или професионално утиче на овог запосленог, тренутак је да то кажете на састанку.

Да ли припремате нови пројекат или стратегију за које би запослени требало да зна? Да ли тестирате неке нове тактике управљања и желите ли да буду на броду? Да ли ће нове промене посебно утицати на компанију или ваш тим?

Обавезно држите сваког запосленог у току како бисте избегли ширење трачева и дезинформација у канцеларији. Ако им вест саопштите лично, осећаће се и више цењенима и цењенијима.

9. Запишите белешке

Највероватније сте задужени за више од једног или два запослена, па се не бисте требали ослањати на своје памћење како бисте обележили све важне поене које сваки члан тима покреће.

Међутим, не препоручује се писање белешки на рачунару током састанка. Зашто?

Отворени лаптоп лако се може протумачити као ометајући и не баш заинтересован за разговор.

Дакле, мораћете бележите на старомодан начин - записивањем у свеску, дневник или папир.

Бележење белешки омогућава члану вашег тима да види да сте активно укључени у састанак и да ће узете у обзир постављене тачке. Другим речима - да ово није само губљење њиховог времена.

10. Отиђите са задатком или за понети

Као и све остало везано за посао, један на један састанак треба да има сврху и делотворан исход. Другим речима, побрините се да ви, ваш запослени или, у идеалном случају, обоје, одете са радњом или задатком који треба да завршите.Оглашавање

Да бисте ово учврстили, пошаљите брзи е-маил након састанка на један, преиспитајући главне ствари које сте прошли. Ово ће осигурати да обоје будете на истој страници и будете свесни следећих корака које би свака страна требало да предузме.

Прегледни е-маил одузеће вам још неколико минута времена, али ће се несумњиво дугорочно показати корисним.

11. Не занемарујте једног са својим удаљеним радницима

Данас све више менаџера ради са тимом који се делимично (или у потпуности) састоји од удаљених радника. Ако сте један од њих, знајте ово:

Један на један састанци су још критичнији када је у питању ваш удаљени тим.

Зашто? Јер осећате осећај свог интерног тима сваки дан у канцеларији. У исто време, можда немате појма о томе како се осећају запослени који су препуштени спољним сарадницима или на даљину.

Генерални директор покретања штампе на захтев Исписно , Давис Сикснанс, управља компанијом са 500 запослених на два континента. Поред одржавања тромесечних састанака за све запослене, он захтева да менаџери редовно одржавају индивидуалне састанке са сваким чланом свог тима,^[два]поред двогодишњих прегледа учинка.

Истиче:

То је одличан начин да покажете да руководиоци брину о учинку и добробити запосленог. Појављују се теме које иначе не би биле у редовној дискусији, на пример о врсти музике која се пушта у канцеларији.

Санта Лице-Крузе, директор ХР-а у компанији Принтфул Латвиа, слаже се са Дависом и рекламира:

Разговори се морају градити на основи транспарентности и међусобног поверења. Ово је време да поставите питање о томе како особа ради, о њеној равнотежи између пословног и приватног живота, здрављу, активностима без посла итд. Свакако морате питати да ли и како можете било чиме помоћи.

Погледајте очи у очи са својим запосленима

Као менаџер, морате бити доследни у свему што радите - и један на један састанци нису изузетак. Не морају да се одржавају сваког дана, па чак ни сваке недеље, али морате да им се посветите сваки пут.Оглашавање

Запамтите - ваш примарни циљ је подршка учинку вашег запосленог. Редовно лично ћаскање са сваким од људи који вам се пријаве ће вам помоћи да уочите повећање ангажовања запослених. А ово ће вероватно довести до побољшане културе предузећа и веће продуктивности целе компаније.

Још савета за лидерство

• 5 врста вођства које вам помажу да изградите тим високих перформанси
• Савладајте ових 10 менаџерских вештина да бисте постали снажни вођа
• Лидерство вс менаџмент: да ли је једно боље од другог?
• 15 најбољих књига о лидерству које сваки лидер мора прочитати да би постигао успех

Кредит за истакнуте фотографије: равпикел преко унспласх.цом

Референца