КАКО НАПРАВИТИ ЛИСТУ ОБАВЕЗА КОЈА СУПЕР ПОВЕЋАВА ВАШУ ПРОДУКТИВНОСТ

6:00 је ујутро, а ви сте се тек пробудили. Након туширања, време је да поједете доручак, ухватите вести читајући јутарње новине, а затим започните свој посао. Осећате се опуштено и срећно. Имате врло велика очекивања од дана и желите да будете што продуктивнији са списком обавеза.

Премотајте унапред до 14 сати истог дана. Радите ужурбано и једва сте имали прилику да направите паузу за ручак. Почињете да се осећате помало стресно и уморно због заузетог распореда. Поред тога, чини се да се морате вратити на одређене задатке и поправити их, јер нисте имали времена да се правилно усредсредите на њих.

Желели бисте да пронађете дугме за ресетовање да бисте могли да започнете дан од почетка са другом стратегијом.

Вероватно сте доживели следеће: планирали сте дан прексиноћ и осећали сте се као да сте на врху својих задатака. Међутим, ствари су кренуле по злу када сте непрестано додавали задатке на листу и коначно је листа задатака била дугачка много миља. Листа обавеза садржала је и задатке које је било готово немогуће обавити у једном дану.

Друга тачка која је допринела вашем ужурбаном и стресном дану било је неразумевање колико времена ће вам требати за извршавање одређеног задатка и када га треба извршити. Да сте имали ове информације, било би лакше открити прави тренутак за извршавање задатка.

Коначно, у вашим плановима заиста није било флексибилности. Заборавили сте да додате бафер између задатака и схватили сте да су одређени задаци много већи од онога што изгледају споља.

Али знате шта - сами ови разлози нису били главни разлог вашег стреса и заузетости. Наставите да читате да бисте сазнали шта је то било.

Преглед садржаја

Шта се људи греше у вези са списком обавеза
Компоненте сјајне листе обавеза
Како направити листу обавеза која повећава вашу продуктивност
Доња граница
Још савета за продуктивност

Шта се људи греше у вези са списком обавеза

Да ли заиста знате шта треба да радите?

Колико времена сте заправо потрошили на планирање дана - да ли је било само 5 минута док вам је телевизор одвраћао пажњу?

Ако је тако, онда је ово вероватно био највећи разлог зашто је ваш дан постао тако стресан.Оглашавање

Када планирате своје дане, требали бисте заиста да разумете задатке које намеравате да урадите и шта је потребно за њихово извршење. То је неопходно, посебно код важних задатака, јер сте у могућности да напредујете у задацима који су најважнији.

Недостатак времена утрошеног на планирање такође ће се приказати као превише великих задатака стрпаних у вашу дневну листу. Ако задатке нисте рашчланили на мање делове, вероватно их нећете обавити током дана. То вас заузврат чини да се победите због тога што нисте попунили листу задатака.

Коначно, не третирајте стварање листе задатака као неку секундарну ствар коју покушавате да урадите што је брже могуће. У ствари, када посветите више пажње листи задатака за следећи дан, већа је вероватноћа да ће листа бити реална и мање стресна за вас.

Компоненте сјајне листе обавеза

Када говорим о доброј листи задатака, сматрам да су ове карактеристике део ње:

Уравнотежено

Листа задатака садржи и важне и мање важне задатке. Помиримо се: иако бисмо сви желели радити на само важним задацима (нпр. Онима који су повезани са циљем), морамо се побринути и за мање важне задатке (попут обављања послова, бриге о вашем домаћинству или других свакодневних ствари) ).

Доста флексибилности

Шта се дешава када сте планирали задатак, али нисте у могућности да се побринете за њега? Да ли имате план Б на месту? Ако не, покушајте да смислите алтернативну акцију коју можете предузети у овим сценаријима.

Време је за прелазе

Схватите да прелазно време такође једе ваше време. Обавезно укључите ово време у своје планове када планирате листу задатака. Додавањем додатног бафера између задатака листа ће бити флексибилнија и реалнија.

Нема превише задатака за један дан

Давање тачне цифре о томе колико би задатака требало да имате на својој дневној листи је тешко. Зависи од ваше ситуације, али спреман сам да кажем да би све између 5 и 10 задатака требало да буде довољно за један дан.

Схватите да су одређени задаци врло брзи, па је лакше укључити више и организовати задатке у одређене дане. Само се побрините да на листи буду и важни задаци како бисте могли да наставите са својим већим пројектима.

Штит заштите

Изградите штит заштите око листе задатака тако да што мање задатака може доћи на вашу листу и да се број ставки на листи неће повећавати током дана.Оглашавање

У првом случају, покушајте да уклоните изворе за своје задатке. То се постиже смањењем ваших обавеза и ограничавањем пројеката које имате. Чињеница је да што више обавеза (или пројеката) имате, већа је вероватноћа да ће завршити као задаци за вашу дневну листу.

У другом случају, нека ваша листа буде затворена. Овај концепт сам научио читајући Уради то сутра и друге тајне управљања временом аутор Марк Форстер. Да бисте креирали затворену листу задатака, потребно је само да нацртате линију испод последњег задатка на листи.

Када то учините, током дана нећете моћи да додате нове задатке на своју листу. Ово осигурава да се број задатака заправо смањује како дан пролази.

Како направити листу обавеза која повећава вашу продуктивност

Да направите списак који заправо можете постићи следећег дана , урадите следеће:

1. Уклоните непотребне задатке

Прегледајте своје обавезе и одлучите да ли су вам заиста потребне.

На пример, био сам активан члан нашег локалног рачунарског клуба у мом родном граду, али онда сам схватио да више немам довољно времена за ту активност. Иако сам још увек члан клуба, више не учествујем у његовим активностима. Ово је елиминисало задатке везане за то опредељење.

2. Не журите се за планирање листе

Не журите са прављењем листе задатака - проведите неко време у фази планирања. Ако је потребно, изолујте се за део планирања тако што ћете отићи у засебну собу у вашем дому (или чак изаћи напоље). На тај начин можете заправо размислити о задацима пре него што их ставите на листу обавеза.

Покушајте да проведете најмање 15 минута са списком када га планирате.

3. Померите важне задатке на почетак

Када планирате свој дан, осигурајте да су важни задаци на почетку ваше листе. Ово осигурава да те задатке обавите што је брже могуће.

На пример, као блогер, обавезно имам задатке за стварање садржаја на почетку своје листе. Чим се пробудим, одмах нападам те задатке и они су готови пре него што одем на посао.Оглашавање

4. Пратите понављајуће задатке

Можда имате понављајуће задатке на листи, али да ли знате колико времена им треба за извршење?

Ако не, обавезно направите неко време да бисте то схватили. Ово вам помаже да боље планирате дан, јер знате колико времена траје задатак и ако у вашем распореду постоји одређени временски интервал када би задатак могао бити извршен.

5. Групирајте сличне задатке

Погледајте своју листу и сазнајте постоје ли слични задаци које можете групно обрадити. На овај начин можете брже и лакше уклонити одређене задатке са листе.

6. Детаљније дефинишите задатке

На своју листу немојте само укључити задатак попут израде веб странице; уверите се да сте задатак сломили на мање комаде. Што су задаци мањи, то их је лакше извршити пре рока.

7. Урадите неке припреме унапред

Обавезно се унапред припремите за одређене задатке.

На пример, пишем обрисе својих постова за госте недељом како бих лакше (и брже) започео писање стварних постова када се пробудим. Уз мало припремног рада, убрзавам ствари и постарам се да се задаци заврше кад дође прави дан.

8. Аутоматизујте одржавање

Наравно, могли бисте да приступите оловци и папиру на својој личној листи обавеза, али покушајте да искористите и технологију. У ствари, покушајте да пронађете алат који се брине за одржавање ваше листе задатака. Мој омиљени алат је Нозбе , али постоје друге апликације за управљање задацима да можете и ви да покушате.

9. Знајте своје типове задатака и свој распоред

Коначно, када планирате свој дан, поставите себи следећа питања:

Шта још имам на распореду?

Ово питање се односи на ваш лични распоред. На пример, ако путујете, уверите се да ваша листа одражава ову чињеницу. Не покушавајте да претрпате листу превише задацима, јер је већа вероватноћа да ћете их обавити само мали део.

Да ли је задатак вратар?

Ово питање поставља питање да ли задатак блокира друге задатке које треба извршити.Оглашавање

С времена на време можда имамо задатак који прво треба решити. Након што то учините, тек тада можете да се побринете за следеће задатке.

Када се усредсредите на креирање листе задатака на фокусиран начин, моћи ћете лако да уочите чуваре врата.

Имам ли санте леда на свом списку?

Ово питање поставља питање да ли је ваш задатак заправо много већи од онога што се чини. Понекад кад почнете да радите на задатку, ускоро ћете схватити да је много већи од онога што сте у почетку мислили (упоредите их са леденим сантама, где је само врх леденог брега изнад воде, али већина леда је испод) .

Још једном, када се током фазе креирања довољно фокусирате на листу задатака, лакше је уочити ове санте леда и поделити задатке на мање комаде којима се лакше може управљати.

Да ли је задатак отпоран на ометање?

Нису сви задаци једнаки: неки толеришу већу дистракцију, док други захтевају вашу пуну пажњу.

На пример, могу да проверим стрим на Твиттеру или да одржавам једноставно одржавање блогова чак и када сам у близини породице. Ови задаци су одвраћања пажње и могу се побринути за њих, чак и ако им нисам у потпуности посвећен.

Доња граница

Ако вам је и даље тешко да постигнете своје свакодневне задатке на листи обавеза, обавезно анализирајте разлоге због којих се то догодило. Ако ништа, немојте се тући због тога што нисте завршили списак задатака.

Нико није савршен, а ми можемо учити на својим грешкама.

Потребно је мало вежбе да бисте направили сјајну листу задатака. Међутим, када научите да састављате све делове, ствари ће изгледати много боље, а ви ћете у целини бити продуктивнији.