Управљање временом је вештина која откључава све остале вештине. Осим тога, ако желите да напредујете боље, управљање временом ће вам помоћи. Ако желите бољу равнотежу између посла или живота, управљање временом је одговор. Ако желите да се осећате мање преоптерећено и више контролишете, боље управљање временом је одговор. У основи ефикаснијег управљања временом је систем управљања временом и подршка која је скуп листа. Ови предлошци за управљање временом могу вам помоћи да направите те листе.

Ако би ваш најбољи пријатељ користио ваш систем управљања временом, шта би рекао?

Читајући овај чланак, вероватно ћете пасти у једну од 3 групе;

• Они у порицању - „Тако сам заузет да нема шансе да имам времена да побољшам управљање временом.“
• Они у незнању - „Мој систем управљања временом функционише у реду већ 15 година.“
• Они који су у потреби - „Ако ово може да помогне, покушаћу, јер сам сигуран да могу да побољшам.“

Апелујући на групу „Они у потреби“, ови предлошци за управљање временом ће вам помоћи. Једноставни су, практични и можете их одмах користити. Да сте имали времена створили бисте сличне предлошке. Тешко је кад сте у рововима.

Моја страст је да помажем другима и пошто сам 14 година био страствени студент и тренер управљања временом, желео сам да поделим нешто од онога што сам научио. Научили на тежи начин, па не морате.

Како се користи сваки од 14 шаблона за управљање временом

Предлошци су дизајнирани према редоследу како их треба користити. Прва је најтежа, Кључна подручја резултата (КРА) и тада им постаје све лакше. На пример, „Листа дневних обавеза“, „Листа пројеката“ и „Недељна процена“.

1. Кључна подручја резултата Предложак за управљање временом

Замислите фудбалски тим за који навијате, или ако га немате, тим за који навија пријатељ или само онај за који сте чули. Мој је Окфорд Унитед (изволите нежно злостављање!). КПИ (Кључни индикатор учинка) Окфорд Унитед-а вероватно ће освојити лигу. Ово је тимски циљ који сви у тиму желе постићи. Овај циљ није за појединца. Окфорд Унитед би могао да освоји лигу, али да ли је сваки играч ‘повукао своју тежину’? Овде су важни КРА-и. А. Подручје кључних резултата (КРА) је појединачна мета. Идеја је да ако свака особа ради на постизању свог КРА, тим треба да постигне свој КПИ. Враћајући се нашем фудбалском тиму, голманов КРА могао би бити „чист лист“. Стрикеров КРА треба да постигне један гол по мечу, а Дефендер'с КРА да победи 80% у борби. Који је твој КРА?

Поступак: Попуните свој КРА помоћу шаблона за управљање временом бр. 1 тако да сада знате зашто сте на платном списку - КРА. Оглашавање

2. Дневна листа обавеза Предложак за управљање временом

Овај образац за управљање временом је најлакше разумети, јер само захтева листу онога што ћете радити сваког дана. Изазов је у томе што многи људи пишу континуирану листу обавеза, а не листу обавеза сваког дана. Имати листу обавеза сваког дана фокусира ум. Ако немате списак обавеза сваког дана, две ствари се обично догађају. Прво ћете заглавити у поштанском сандучету е-поште јер нас то тера да мислимо да радимо напорно и да смо зато „заузети“. Друго, неко други ће вам испунити дан задацима ако их нисте сами изабрали. Ови задаци могу бити у облику е-поште, шефовог захтева или радњи које примате на састанку. „Имајте план сваког дана или ће га неко имати за вас“. Дневна листа обавеза је темељ сваког система управљања временом. Користите овај образац сваки дан.

Поступак: Попуните листу онога што ћете сутра радити помоћу шаблона за управљање временом бр. 2, тако да имате свој план - листу дневних обавеза.

3. Листа пројеката Предложак за управљање временом

Веома мало људи има списак пројеката који „живе и дишу“. Неки га имају, али написан је једном и од тада није ажуриран. Листа пројеката је средство за сазнавање шта су велике ствари. Оне ствари које ће имати највећи позитиван утицај на наше КРА-е. То је веза између листе дневних обавеза и разлога што се налазите на платном списку, што је подручје кључних резултата. Пописом пројеката добијате транспарентност великих и важних ствари. Истраживање нам говори да свака особа истовремено има између 50 и 70 пројеката у покрету (код куће и на послу). Овај образац тражи само 14.

Поступак: Попуните листу пројеката на којима радите помоћу шаблона за управљање временом бр. 3 да бисте пратили „велике ствари“ - Списак пројеката.

4. Акције састанка Предложак за управљање временом

Састанци су неопходно зло сваког радника знања. Не можемо побећи од њих. Изгледа да су тамо сати изгубљени и ништа се не постиже. Један од кључних разлога за то је тај што радње или нису заробљене или нису ухваћене довољно добро да би се нешто битно могло догодити. Наравно, испуњавање циљева, право присуство, фокус итд., Такође су ваљани разлози. Овај образац започиње снимањем радњи. То је зато што снимањем јасних радњи људи неће имати где да се измигоље рекавши: „Мислио сам да то ради“, „Или шта је та акција значила?“ Или „Радње сам добио тек јуче. Састанак пре 2 недеље ’.

Поступак: Довршите образац за управљање временом бр. 4, тако да можете повећати вероватноћу извршења радњи - Акције састанка.

5. Чека се листа Предложак за управљање временом

Ви делегирате људима. Људи горе. Пеопле Белов. Људи по страни. Како водити евиденцију о томе кога сте тражили да урадите до кога? Листа чекања помаже вам да пратите евиденцију. Овај шаблон нуди место за паркирање онога што сте тражили да не бисте стално прогањали особу и да би било јасно када сте желели да задатак буде завршен. И тако да, наравно, не заборавите. Кључ успешне листе чекања је процена. Ово може бити сваки дан, иако је то нови део вашег система управљања временом. „Даље низ пут“ то може бити само на почетку и на крају недеље, када вам буде пријатно да користите овај образац.Оглашавање

Поступак: Попуните образац за чекање на употребу шаблона за управљање временом бр. 5 тако да имате контролу над оним што сте делегирали - Листа чекања.

6. Листа ометања Предложак за управљање временом

Један од највећих изазова управљања временом, посебно у канцеларији отвореног плана, је започињање задатка и његово извршење. Ученици на нашем курс за управљање временом реците нам да је то разлог што се осећају као да ништа нису урадили. Део разлога за то је тај што радници са знањем морају жонглирати са толико лопти. Делимично је то зато што ми одуговлачити јер ми не „волимо задатак“. Углавном је то зато што немају структуриран начин бављења лутајућим мислима. „Листа за ометање“ је једноставан образац који бисте држали на свом столу. Затим, када се усредсредите на један задатак и онда вам мисли падну на памет, запишете их, избаците из главе, омогућавајући вам да се вратите задатку у руци. Преко 50% времена додаје се задатку непокретањем и довршавањем у једном потезу. Одштампајте и држите овај образац на столу или га држите отвореним на екрану.

Поступак: Попуните образац за управљање временом листе за ометање бр. 6, тако да можете остати усредсређени на извршавање једног задатка од почетка до краја - листе за ометање.

7. Недељни циљеви Предложак за управљање временом

Замислите продајни тим без циља продаје или фудбалски тим Окфорд Унитед-а који сваке суботе излази да игра „само за мало“. Исто је и са управљањем временом. Вероватно имате циљеве (КПИ и КРА) за годину или квартал. Ови предлошци вас изазивају да имате циљеве за недељу дана. Почетком недеље овај образац пита: „Ако бисте се осврнули на ову недељу, шта бисте били задовољни да сте постигли?“. Записујући своје циљеве за седмицу, помаже нам да се усредсредимо на оно што је важно док „заглавимо у рововима“ е-поште, телефонских позива и састанака. Идеално би било да недељни циљеви позитивно утичу на приоритетне пројекте, који заузврат утичу на ваше КРА-е, који утичу на КПИ-је. Ако се то догоди, имате челични ланац карика који се провлачи кроз ваше управљање временом, одржавајући га повезаним и јаким.

Поступак: Испуните своје недељне циљеве за ову недељу тако да сте идентификовали шта желите да постигнете помоћу шаблона за управљање временом # 7 - недељни циљеви.

8. Недељна евалуација Предложак за управљање временом

Почетком недеље довршили сте образац „Недељни циљеви“ са 7 ствари које желите да постигнете те недеље. На крају недеље има смисла видети како сте прошли. Предложак недељне евалуације пита да ли сте те недељне циљеве постигли једноставним алатом под називом „ПМИ“ - позитиван, минус и занимљив. На крају недеље напишете 3 ствари које су биле позитивне у вези са недељом, 3 ствари које су имале минус, или нису биле толико добре у вези са недељом, и 3 ствари које су биле занимљиве у вези са недељом. На пример, „П: Одличан састанак са новим клијентом АБЦ“, „М: Постигао сам само 4 од 7 циљева“ и „И: Двоје мог тима болесно“. Последње поље тражи од вас да предузмете једнократну радњу управљања проценом ваше недеље, нпр. 'Хоћу распоред у мој дневник 1 сат недељно за пројекат КСИЗ. '

Поступак: Довршите седмичну евалуацију како бисте знали да ли сте постигли своје недељне циљеве користећи образац за управљање временом бр. 8 - недељна евалуација. Оглашавање

9. Месечни циљеви Предложак за управљање временом

Слично „недељним циљевима“. Овај образац тражи од вас да напишете велике ствари које желите да постигнете тог месеца.

10. Месечна оцена Предложак за управљање временом

Предложак за управљање временом „Месечна оцена“ тражи да процените циљеве које сте написали на предлошку „Месечне циљеве“.

11. Годишњи циљеви Предложак за управљање временом

Образац „Годишњи циљеви“ употпуњује низ циљева; Недељни, Месечни, а затим Годишњи. Изазов у ​​постављању годишњих циљева је учинити их довољно великима да то оправдавају као годишњи циљ, али не превише великим да би могли бити „животни циљеви“. Животни циљеви се не разматрају у овим предлошцима.

12. Годишња процена Предложак за управљање временом

Завршена у јануару, „Годишња процена“ говори о погледу на прошлу годину. Утврђивање шта је функционисало, а шта није функционисало и лекција научена за писање годишњих циљева следеће године.

13. Листа за неки дан Предложак за управљање временом

Овај образац је од суштинског значаја за постизање једног од кључних начина размишљања ефикасног менаџера времена. Начин размишљања најбоље сажима фраза: ‘Најуспешнији људи су они празних глава’. Листа дневних обавеза и Листа пројеката сјајни су предлошци за управљање нашим непосредним и великим задацима. Листа за неки дан може бити место на које ћете ставити све оне ствари које желите да урадите, али оне сада једноставно нису хитне или важне. Неки примери могу бити: „Подношење свих кућних докумената“, „Добијање пензије“, „Напишите а план сукцесије за компанију ’.

Поступак: Попуните листу „Можда неки дан“ тако да имате место где можете да ставите „све остало“ помоћу шаблона за управљање временом бр. 13 - Неки дан можда.

14. Управљање временом пројекта Предложак

Просечан радник са знањем управља пројектима и ако су искрени према себи, њихово искуство у управљању пројектима је само оно што они самоуку. Можда су чули за велике ИТ пројекте којима се управља Гантт табеле или квалификације попут Принце2 . Ипак, они жуде за нечим једноставним што им даје контролу, а да нису превише гломазни за употребу. Овај образац за једну страницу помаже вам да боље управљате својим важним пројектима припремајући се боље и избегавајући главне разлоге због којих пројекти пропадају .Оглашавање

Поступак: Попуните образац за управљање временом пројекта бр. 14 да бисте се боље припремили за важне пројекте и одржали их на путу - предложак пројекта.

Преузмите и користите ове предлошке за управљање временом

Преузмите ових 14 шаблона за управљање временом за употребу оловком и папиром .

Преузмите ових 14 шаблона за управљање временом да бисте их комплетирали на екрану.

Почните тако што ћете један од ових шаблона укључити у свој систем управљања временом. Затим још недељу дана касније, све док шаблон не будете користили уобичајено. Потребно је 21 пут да се створи навика. Сада се можете организовати. Срећно!

Кредит за истакнуте фотографије: Били сте на соновате.цом