Пронаћи ефикасног и успешног менаџера који не зна како да правилно управља својим временом и својим запосленима помало личи на проналажење једнорога. Нећете, јер они не постоје. Сваком се даје једнак број сати у дану да би испунио задатке којима је потребна њихова пажња, како ћете искористити своје време на крају ће одредити да ли сте успешни у извршењу тих задатака или не.

Без обзира да ли сте менаџер први пут или вам је једноставно потребан курс за освежавање, учење и примена правилних вештина управљања временом увелико ће допринети вашем успеху у каријери.

Пре него што скочимо у ефикасне вештине управљања временом за менаџере, разговарајмо зашто и шта у вези са управљањем временом. Управљање временом је једноставно метода организовања како најбоље искористити 24 сата дневно за обављање личних и професионалних задатака.

Ајзенхауерова матрица, коју је развио амерички председник Двигхт Еисенховер, поделила је управљање временом у четири групе:^[1]

Направите прво, закажите, делегирајте и немојте.

Све вештине управљања временом спадају негде у ову матрицу. Ако научите да ефикасно расподелите своје време и задатке, омогућићете вам да остварите циљеве и успешно водите свој тим - без губитка здравог разума.

1. Знати како правилно планирати циљеве

Бењамин Франклин је једном рекао,

Ако не успете да планирате, планирате да пропаднете.

Отац оснивач је заиста ударио нокат у главу и кључно је научити како правилно планирати циљеве свог тима. Што се тиче циљева, требали бисте поставити дневне, недељне, месечне, па чак и годишње циљеве који се могу поделити на задаће којима се може управљати.

На пример, ако имате циљ да током године повећате посећеност веб странице компаније за 10 процената, мораћете да поставите мерљиве прекретнице недељно, месечно и на шестомесечном нивоу да бисте циљ одржали на трагу .

Погледајте ове водиче за постављање краткорочних и дугорочних циљева:

• Како поставити краткорочне циљеве за успешан и испуњен живот
• Сигуран начин за постављање дугорочних циљева и постизање успеха

2. Добра комуникација створиће свет разлика

Добра комуникација може створити или прекинути било који однос - лични или пословни - и када се менаџер бори са својим управљањем временом, комуникација често пати. Међутим, ако менаџер одвоји време да саслуша и јасно комуницира са својим тимом и клијентима, то може све променити у успеху предузећа.

Обавезно редовно комуницирајте са члановима свог тима како бисте били сигурни да раде на прекретницама које су јасно постављене. Вероватније је да ће менаџер који јасно и редовно комуницира са купцима унапредити своје пословање. Обавезно максимално искористите своје вријеме пажљивом комуникацијом.

Научите 7 начина за обезбеђивање ефикасне комуникације на послу .

3. Кључна је добра организација

Снажна организација која укључује и делегиране дужности и ваш стварни радни простор пресудне су за ефикасно управљање временом за менаџере. Ако је ваш тим неорганизован и људима није јасно који су им задаци или коме треба да се обрате за помоћ, сви постављени циљеви ће патити.

Добра комуникација и добра организација иду руку под руку када треба искористити своје време.Оглашавање

Што се тиче организације вашег радног простора, па, ако желите да ваша спаваћа соба буде неуредна код куће, то је ваша ствар, али нереду није место у послу. Свака минута у потрази за погрешно постављеном датотеком је изгубљена минута која се могла боље потрошити.

Зашто их не бисте погледали 15 најбољих савета за организацију канцеларије и постизање додатних резултата ?

4. Ефективно делегирање је све

Ефикасно делегирање помоћи ће у подешавању чланова вашег тима на сигуран и ефикасан рад. Као менаџер, ваша је одговорност да процените ко је из вашег особља најпогоднији за који задатак и да доделите одговорности које уз то иду. Ако не преузмете вођство и не пренесете дужности, само ћете изгубити време и ви и чланови вашег тима.

Пажљивим делегирањем различитих дужности и осигуравањем да ваше особље има све потребно за извршавање тих дужности, чланови тима ће вам бити мање потребни када треба обавити посао.

Научите уметност делегирања у овом водичу: Како ефикасно делегирати посао (дефинитиван водич за лидере)

5. Закажите правилне задатке у одговарајуће време

Да сте правили аутомобил, не бисте започели покушајем да инсталирате звучни систем пре него што је оквир био на месту, зар не?

Први блок Еисенховер-ове матрице је До Фирст, што значи да одлучите које су кључне дужности које треба да избаците пре него што пређете на следећу ствар. То би могле бити ситнице попут одговарања на упит вашег шефа или би могле бити и веће, као што је финализирање планова за нову стратегију друштвених медија.

Поента је у томе да научите да одредите приоритете најважнијих задатака сваког дана, колико дуго ће вам требати да их извршите и када треба да их реше.Оглашавање

Ево технике која ће вам помоћи да одредите приоритете задатака: Како одредити приоритете за 10 минута и радити 10 пута брже

6. Научите да препознајете замке мултитаскинга

Свако има више ствари које треба да уради, али када покушамо жонглирати са свим тим стварима одједном, неке ће сигурно пасти на под. Превише је лако започети рад на једном задатку, а затим ускочити у своју е-пошту јер имате пинг на телефону. Ово је страшно за разбијање концентрације и само присиљава ваш мозак да игра надокнаду.

Уместо тога, одвојите одређене временске блокове у дану за проверу и одговарање на е-поруке. Фокусирајући се на један по један задатак, пре ћете завршити посао и посветити му пуну пажњу свог мозга.

Испробајте ових 9 савета за управљање мултитаскингом који ће побољшати вашу продуктивност.

7. Научите да дајете приоритете не само свом времену, већ и да запосленима помогнете да им дају предност

Могли бисмо помислити да солидних осам сати дневно посвећујемо основним задацима својих послова, али истраживања показују да то обично није случај са нама.^[2]Можете помоћи свом тиму да максимално искористи своје време (и ваше) повременим вршењем ревизије времена. Одвојите један дан где ваше особље прати шта раде и колико дуго проводе радећи то.

Уверите се да вам је јасно да је ова вежба намењена дугорочном помагању запосленима и није начин искорењивања сиромашних радника. Надамо се да ћете са довољно података ви и ваш тим моћи боље да утврдите шта ради и како да избегнете кашњења или прекиде у раду.

9. Праћење изгледа може дуго помоћи

Баш као што морнари траже оријентацију од свог капетана у олуји, ваши запослени морају да осете да добро управљате својим временом. Ако сваки пут кад вам се запослени обрате, избезумљени и у журби, већа је вероватноћа да ће задржати долазак код вас о важним проблемима.

Можда буде повремени дан када се борите да све то држите заједно, али задржавање изгледа менаџера који је на врху њихове игре управљања временом заиста може помоћи у утицају на друге да ефикасно управљају својим временом.Оглашавање

10. Знајте шта треба учинити када вам се тањир препуни

Мали притисак и рок могу бити моћан мотиватор када је реч о погрбљењу и обављању ствари. Ако откријете да се листа послова које морате обавити постаје предугачка, то би могао бити показатељ две ствари:

Једна од могућности је да не управљате својим временом онолико ефикасно колико бисте могли. Ако је то случај, вратите се на врх и прегледајте.

Иако чак и најбољи менаџер има своја ограничења, дневно има само толико минута. Добар менаџер се не труди да обави сваки задатак који им се нађе на путу. Они знају како најбоље да користе своје особље да помогну да се постигну циљеви и знају када им је радно оптерећење на висини.

11. Разумевање правила 80/20

Према Парето принципу или познатијем као правило 80/20, 80 процената резултата долази из само 20 процената акција. Осталих 20 посто резултата долази из ... погодили сте, 80 посто акција.

Што се тиче тога како ово сви фактори утичу на управљање временом ефикасног менаџера, па, то мора да се уради, без изговора приоритети могу бити само 20 процената вашег посла, али они ће донети највеће резултате. Преосталих 80 процената дужности вероватно се може поверити особљу у вашем тиму.

12. Не плашите се да направите паузу кад затреба

Ако радите као теретни воз сваке секунде дана, а да не одвојите неколико минута да се вратите уназад и удахнете, искусићете сагоревање. Изгарање је оно подло убице управљања временом које се прикраде када покушавате да се уверите да ни један минут не остане посвећен послу. Резултат тога је да ћете ускоро имати мање енергије и концентрације и на крају ће ваш посао можда одузети ваше ментално здравље.

Важно је заказивање застоја за себе. Зато подстакните запослене да праве паузе и не заборавите да их правите сами. Неколико пауза током радног дана може вам увелике довести у прави начин размишљања како бисте искористили своје време.

Последње мисли

Лако је ухватити се из дана у дан у послу и наћи се да развијате нездраве навике као менаџер. Усредсредите се на стварање препорука из овог чланка и проведите време оснажујући свој тим. Не само да ће се побољшати укупна продуктивност, брзо ћете постати звездани и угледни лидер.Оглашавање

Више о продуктивности рада

• Како бити продуктиван на послу: 9 основних правила
• 50 начина за повећање продуктивности и постизање више за мање времена
• Како формула продуктивности може мотивисати запослене на ефикасан рад

Кредит за истакнуте фотографије: Прокицлицк Виситор Манагемент Систем преко унспласх.цом

Референца