15 НАЈБОЉИХ САВЕТА ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ КАНЦЕЛАРИЈЕ И ПОСТИЗАЊЕ ДОДАТНИХ РЕЗУЛТАТА

Можда мислите да немате времена за организацију канцеларије, али ако бисте заиста знали колико вас је време коштала та неорганизација, размислили бисте.

Преуређивање и померање шипова повремено се не рачуна. Ни чишћење стана ако неред превучете у канту или фиоку стола.

Релативно уредан и уредан канцеларијски простор отвара пут за већу продуктивност и мање губљења времена.

Организовање канцеларије не мора да траје данима, то се може учинити мало одједном. У ствари, одржавање организоване канцеларије је много ефикасније ако се према њој понашате као према текућем пројекту, уместо као према масовном нападу.

Дакле, ако сте спремни да започнете, следећи савети за организовање помоћи ће вам да своју канцеларију претворите у ефикасан радни простор.

1. Очистите канцеларију

Отклоните неред, испразните, уништите, отарасите се свега што вам није потребно или желите. Погледај око себе. Шта нисте користили већ неко време?

Узмите једно по једно подручје. Ако не успе, пошаљите га на поправак или баците. Ако га нисте користили месецима и не можете да смислите када ће вам заиста затребати, нестаје. Ово важи за намештај, опрему, залихе итд.Оглашавање

Не заборавите на ситнице, биљке (праве или вештачке) и украсе - ако су прекривени прашином и чине да ваша канцеларија изгледа отрцано, то је поштена игра.

2. Окупите и дистрибуирајте

Скупите сваку ствар која није тамо где јој је место и ставите је тамо где припада.

3. Успоставити радне зоне

Одлучите која врста активности се дешава у сваком делу ваше канцеларије. Вероватно ћете имати главни радни простор (највероватније ваш радни сто), референтно подручје (ормар за књиге, полице, фасцикле,) и део за снабдевање (ормар, полице или фиоке.)

Поставите одговарајућу опрему и залихе на одговарајуће место што је више могуће.

4. Непосредна близина

Опрема и потрошни материјал који највише користите поставите на дохват руке. Ствари које ретко користите могу се чувати или одлагати.

5. Набавите доброг етикета

Изаберите произвођача етикета који је једноставан за употребу. Одвојите време за обележавање полица, канти, фиока корпи. Не само да ће вас подсетити куда ствари иду, већ ће помоћи и другима који можда имају потребу да пронађу, користе или одложе било шта у вашем радном простору.

6. Ревидирајте свој систем архивирања

Како у потпуности прелазимо у дигитално доба, смањивала се потреба за складиштењем папирних датотека.Оглашавање

Шта можете дигитално да складиштите? Да ли копирате датотеке? Можда ћете моћи да елиминишете неке датотеке и фасцикле које сте раније користили. Ако датотеке складиштите на рачунару, обавезно правите резервне копије.

Ево неколико идеја за складиштење за стварање глатког система архивирања:

Направите фасциклу састанка - Ставите тамо све ставке о којима ће се расправљати, заједно са ставкама које треба предати, извештајима које треба дати итд. Помоћи ће вам да се припремите за састанке и уштедеће стрес чак и када се састанак помера горе .
Направите ВОР директоријум - Толико наших неуредних новина су ствари на чекању док неко други не одговори или не реагује. Пошаљите их у фасциклу ВОР (Ваитинг он Респонсе). Сваких неколико дана проверавајте да ли постоје изванредне акције које ће вам можда требати да помогну.
Кутије за одлагање - Користите јефтине оквире за складиштење да бисте сачували архивиране датотеке и извадили их из тренутног простора датотека.
Кутије за часописе - Користите кутије за часописе или регистрере за чување часописа и каталога које заиста желите да сачувате. Уверите се да су вам заиста потребне за референцу или истраживање, у супротном их рециклирајте или поклоните.
Фасцикла за читање - Одредите датотеку за чланке за штампу и документе које желите да прочитате, а који нису хитни.
Архивирајте датотеке - Када је пројекат завршен, саставите све материјале и одложите их. Нека ваше радне фасцикле буду у току.
Достављајте једном недељно - Не дозволите да се ваша пријава нагомила. Ставите своје радове у фасциклу „То Филе“ и архивирајте све једном недељно.

Овде сазнајте више савета о организовању датотека: Како организовати датотеке ради веће продуктивности

7. Очистите свој сто

Уклоните све, темељито очистите и вратите само оне предмете који су неопходни за свакодневну употребу.

Ако имате потешкоћа у уклањању ствари, ова формула Децлуттер помоћи ће вам да баците ствари без да се касније кајете.

8. Организујте радну површину

Сада када сте поједноставили радну површину, добра је идеја да је организујете.

Користите столне организаторе или контејнере за организовање предмета на вашем столу. Користите ладице за папир, посуде за мање предмете.Оглашавање

Не заборавите радну површину рачунара! Уверите се да су датотеке или слике у организованим фасциклама. Препоручио бих вам да свакодневно очистите радну површину рачунара пре него што напустите посао.

9. Организујте своје фиоке

Ставите предмете који се користе заједно у исти простор фиока, марке са ковертама, лепљиве улошке са бележницима итд.

Користите организаторе ладица за мале предмете - спајалице, копче итд. Користите засебну ладицу за личне предмете.

10. Одвојена поштанска сандучета

Ако редовно радите са другим људима, створите фасциклу, лежиште или пријемно сандуче за свако од њих.

11. Очистите хрпе

Надамо се да с новом организованом канцеларијом више нећете стварати гомиле папира, али свеједно морате сортирати старе.

Прођите кроз гомилу (мало по мало ако је потребно) и ставите је на одговарајуће место или одложите.

12. Сортирај пошту

Немојте само забијати пошту у гомилу да бисте је сортирали или препуцали и извадите комаде који су вам тренутно потребни. Сортирајте га чим га добијете - да делујете, читате, архивирате, делегирате или предајете. .Оглашавање

13. Доделите датуме одбацивања

Не треба сваки папир да држите у недоглед. Означите на датотекама или документима када се могу бацити или исецкати.

Неки правни или финансијски документи морају се чувати одређено време. Обавезно знајте који су то захтеви.

14. Филтрирајте своје е-адресе

Неке е-адресе је важно прочитати, друге једноставно нису толико важне.

Када систем филтера користите за означавање различитих врста е-адреса, знате њихов приоритет и на које прво треба одговорити.

Погледајте ове савете за постизање нуле у пријемном сандучету: Крајњи начин да дођете до Инбок Зеро

15. Исправите свој сто

На крају дана, брзо се исправите, тако да сутрадан имате чисти почетак.

Суштина

Користите један савет или испробајте све. Количина труда који сте уложили у стварање и одржавање ефикасног радног подручја у великој ће се мери исплатити.Оглашавање

Уместо да трошите време на тражење ствари и премештање гомила, моћи ћете да потрошите своје време ... па ... рад и уживаћете у томе да будете слободни!