Понекад уочавање препрека комуникацији на послу може бити прилично лако. Када се погрешна комуникација остави без решења, можда ћете је видети у облику сукоба на радном месту или смањене продуктивности. Постоји тенденција да се погрешна комуникација догоди када је мало транспарентности. А понекад ово може бити ненамерно.

Изврсност уобичајено ради изванредно добро. - Јохн В. Гарднер

Многи људи мисле да су ефикасни комуникатори јер су ишли у школу или имају одређено радно искуство, али у стварности се и даље боре да својом поруком утичу на друге. Резултат неефикасне комуникације је пропуштена прилика, изгубљено време и изгубљени ресурси - а све зато што нису имали разговоре са великим утицајем.^[1]

Можете приметити бројне факторе који утичу на јасну, ефикасну и транспарентну комуникацију на послу: личне карактеристике, физичка удаљеност, сама порука, контекст, употребљени жаргон и култура. Испод је 7 начина да обезбедите ефикасну комуникацију на послу тако да можете створити ефикасно, продуктивно и инклузивно радно окружење.

1. Добро познајте своју публику

Разумевање ваше публике је од кључне важности за ефикасну комуникацију на послу. Ово се односи на усмене и писане комуникације, презентације, дневне е-поруке, најаве широм компаније или пружање ажурирања статуса пројеката.

Да ли ће ваша порука бити ефикасно преношена или добро примљена, произилази из разумевања до чега је вашој публици стало.

• Кога циљате својом комуникацијом?
• Која је намера ваше поруке?
• Шта треба да знају?
• Шта треба да ураде?
• Који је најбољи начин да поруку пренесете публици?
• Како ће ваша публика схватити или протумачити поруку?
• Како ће се ваша публика осећати, размишљати и реаговати када добије вашу поруку?

Да бисте одговорили на ова питања, мораћете унапред да планирате, истражите и посматрате понашање публике. На пример, ваш приступ комуникацији са тимом или вршњацима вероватно ће се разликовати од начина на који комуницирате са својим вођом јер ове групе имају различита интересовања.

2. Настојте да разумете ситуацију и појасните

Одвојите време да будете пажљиви и намерни. Пре комуникације на послу, неопходно је застати, разумети ситуацију, разјаснити и имати емпатију. Ево неколико савета који ће вам помоћи да ефикасно комуницирате на послу:Оглашавање

Буди радознао . Питајте отворена питања која почињу са „шта“ и „како“ да бисте прикупили информације. Људи ће бити одговорнији према опису. Затим можете поставити отворена испитивања како бисте стекли више контекста. Што више разумете, већа је вероватноћа да ћете моћи да прилагодите одговарајућу поруку која одјекује код ваше публике.

Учи као дете. Деца обично немају предзнање о томе шта ће научити. У њиховом приступу учењу постоји осећај понизности. Заузмите исти приступ када се постављате на место публике док покушавате да разумете њихову ситуацију. Будите отворени, спремни и вољни да видите перспективу своје публике.

Проверите своје претпоставке. Ваша ширина искуства може замутити ваше перцепције и пресуде. Изазовите унапред створене представе о својој публици. Одредите са ким треба да разговарате или које истраживање треба да спроведете да бисте проверили да ли су ваше претпоставке тачне. Обавезно створите простор за разумевање пре него што пређете на акцију.

Будите инклузивни. Људи желе да припадају, осећају се укљученим и цењеним на радном месту. Будите пажљиви како бисте осигурали да све идеје буду забележене. На пример, ако сте на састанку и тражите допринос, уверите се да има довољно времена да сви поделе свој одговор. Ако вам понестане времена, на састанку наведите да ћете се касније повезати с њима.

3. Слушајте на више нивоа

Већина људи не слуша са намером да разуме; слушају са намером да одговоре - Степхен Р. Цовеи

Вероватно сте их упознали основни савети за активно слушање . Међутим, када се осећамо презадовољно испуњавањем рокова, одређивањем приоритета или стварањем, лако је бити на аутопилоту и пропустити кључне поруке које вам могу помоћи у ефикасној комуникацији на послу. Испод су подсетници да наставите да вежбате:

Парафразирај. Потврдите своје разумевање поруке понављањем или преобликовањем својим речима. Ако постоје разлике међу странкама, време је за разјашњење.

Пробе. Постављајте питања ако сматрате да недостају информације које би вам могле затребати.Оглашавање

Појасни. Ако нешто потпуно не разумете, питајте.

Запамтити. Покушајте да се сетите тачака које су важне за вашу публику. Ове информације се могу користити у будућности и показују вашој публици да вам је стало и да сте је активно слушали.

Бити ефикасан комуникатор на послу значи да треба да се прилагодите својим активним вештинама слушања. Не заборавите да:

• Имајте емпатију.
• Разумејте перцепцију других, не само своју.
• Измерите своје емоције и реакције, као и оне других.
• Упознајте своје вредности и уверења, као и вредности других.
• Посматрајте невербалне комуникацијске знакове попут говора тела.

4. Прегледајте како примате повратне информације

Начин на који примате повратне информације утиче на то како реагујете и утиче на то колико ефикасно комуницирате са другим странама. Отвореност за повратне информације и критике је лакше рећи него учинити.^[2]Ми смо људи. Када сте ометени животним догађајима или ако се осећате притиском на послу, можете се одбранити и на најмањи коментар који вам се нађе на путу.

Схеила Хеен и Доуглас Стоне пружају приступе за побољшање ваше способности да апсорбујете повратне информације, узмете оно што је корисно и знате како да се решите онога што вам није корисно да учите и идете напред.^[3]

Неке од ових стратегија укључују следеће:

• Знајте, разумите и управљајте својим покретачима и одговорима на повратне информације.
• Поруку одвојите од „кога“.
• Слушајте савет, а не пресуду.
• Поделите повратне информације на сварљиве комаде.
• Када проактивно тражите повратне информације, будите прецизни и тражите једно.
• Предузмите мале кораке да тестирате оно што вам је предложено.

Имате могућност да учите из повратних информација и да из њих растете. Разбијање повратних информација на комаде величине залогаја може вам помоћи да боље обрадите поруку и будете мање реактивни у одговору.

5. Дајте објективне и уочљиве повратне информације

Ово је једна од најтежих ствари јер можда нећете желети да увредите друге, можда ћете желети да избегнете сукоб, нисте потпуно сигурни како, нисте емоционално спремни или су замагљени вашим претпоставкама.Оглашавање

Модел ситуације, понашања, утицаја (СБИ)^[4]могу вам помоћи да пружите јасне и конкретне повратне информације:

• Ситуација. Дајте контекст. Запитајте се шта се догодило, где и када.
• Понашање. Опиши понашање. Ово је најтежи део јер морате проверити своје претпоставке. На пример, то што сте рекли да сте били непристојни (субјективни) насупрот томе што сте ме прекинули (видљиво понашање) мења тон повратних информација. Непристојност може имати више тумачења док можете видети када вас је неко прекинуо.
• Утицај. Користите И изјаве за описивање резултата понашања.
• Крени напред. Нека разговор настави да тражи разумевање тражећи од њих да размисле. Каква је била њихова перспектива? Шта се дешавало за њих? Шта су схватили? Како могу да расту одавде?

Пример 1: ^[5]

Током јучерашњег јутарњег састанка тима, када сте одржали презентацију (Ситуација), били сте несигурни у вези са два слајда и ваши прорачуни продаје су били нетачни (понашање). Било ми је неугодно јер је цео одбор био тамо. Забринут сам да је ово утицало на репутацију нашег тима (Импацт).

Пример 2:^[6]

На састанку са клијентима у понедељак поподне осигурали сте да је састанак почео на време и да су сви унапред добили материјале (Ситуација). Сва ваша истраживања су била тачна и одговорено је на сва питања клијента (понашање). Поносан сам што сте урадили тако одличан посао и довели организацију у добро светло. Уверен сам да ћемо добити рачун захваљујући вашем труду (Импацт).

Знање како пружити јасне, специфичне и уочљиве повратне информације је основна вештина за ефикасан комуникатор на послу.

6. Праћење, потврђивање и стварање одговорности

Ефикасна комуникација на послу није једнократни догађај. Мораћете континуирано да надгледате напредак и пружате сталну подршку. Не заборавите да признате напредак својих вршњака, тимова или вођа!

Користите следећа питања која ће вам помоћи да процените ефикасност текуће комуникације на послу:Оглашавање

• Какве могућности видите?
• Како се можете прилагодити?
• Какве одлуке треба донети?
• Какву подршку можете пружити?
• Шта треба да урадите да бисте били сигурни да је примљена тачна порука?

7. Користите 7Ц'с Цоммуницатион

За било који медиј комуникације на послу, имајте на уму комуникацију 7Ц да бисте фино подесили своју поруку:^[7]

• Јасно. Која је сврха? Да ли је поруку лако разумети?
• Јасан. Шта можете да избришете? Да ли је ствар?
• Бетон. Које су чињенице?
• Тачно. Да ли је порука без грешака? Да ли је погодан за вашу публику?
• Кохерентно. Постоји ли логичан ток? Да ли је порука доследна?
• Комплетан. Да ли су пружене релевантне информације и постоји ли позив на акцију?
• Уљудни. Који је тон ваше поруке?

Сазнајте више о 7Ц-има овде: Ефективна комуникација: Како не бити погрешно схваћен

Сумирајући

Начини за обезбеђивање ефикасне комуникације на послу захтевају праксу и време.

Имајте на уму ових 7 стратегија како бисте побољшали комуникацију на послу тако да ваше поруке буду јасне и транспарентне.

1. Добро познајте своју публику
2. Настојте да разумете ситуацију и разјасните
3. Слушајте на више нивоа
4. Прегледајте како примате повратне информације
5. Дајте објективне и уочљиве повратне информације
6. Праћење, потврђивање и стварање одговорности
7. Користите 7 Ц комуникације

Наставите да растете и усавршавате своје вештине!

На чему можете радити овог месеца како бисте побољшали комуникацију на послу?

Будите прецизни и изазивајте себе постављањем а ПАМЕТНИ циљ за комуникацију на радном месту - специфично, мерљиво, достижно, релевантно, временски ограничено!

Више о комуникацији на радном месту

• Стилови управљања сукобима за ефикасну комуникацију на послу
• Како овладати ефикасним вештинама комуникације на послу и код куће
• Како радити са различитим стиловима комуникације у канцеларији
• Како побољшати вештине комуникације за успех на радном месту

Кредит за истакнуте фотографије: Брооке Цагле преко унспласх.цом Оглашавање

Референца