Колико времена проводите свакодневно управљајући својим е-маиловима? Сат? 30 минута? Неколико сати? Можда пола дана?

Иако је е-пошта намењена олакшавању комуникације, претпостављам да понекад постаје контрапродуктиван алат јер трошимо толико времена на управљање вашим е-порукама! На пример, размислите о овим случајевима:

• Да ли и даље настављате да кликате у пријемно сандуче, иако сте га управо проверили пре само 5 минута?
• Да ли проводите много времена свакодневно управљајући својим е-порукама, попут претраживања прошле поште, сортирања, организовања и брисања старе поште?
• Да ли вам често е-маилови постају први приоритет, а не заправо да се ствари ураде?
• Има ли дана у којима више времена проводите у поштанском сандучету него обављајући прави посао?

На крају, е-пошта је само алат за обављање ваших задатака. Испод је 11 савета за побољшање управљања е-поштом:

1. Обрадите пошту једном дневно

Иако неколико пута дневно проверим пошту само да бих био у току (у случају да се нешто чудно догађа, на пример, моја веб страница пада или ако постоји хитан захтев), не обрађујем их одмах. То радим само једном дневно, било на почетку дана, било увече.

Одвојите дневни временски термин за обраду ваших е-порука. Ако не завршите у временском термину, наставите следећег дана. Дајте приоритет важнијим, а остало пустите. (Погледајте бр. 2).

Ако сте на радном положају и примате пуно временски осетљивих имејлова, то и даље можете применити у пракси. Поента није у томе да пустите е-пошту да вам прегази живот. Запамтите, то је алат који ће вам помоћи да радите свој посао, а не сам посао.Оглашавање

2. Дајте приоритет е-порукама од 20%; Одложите 80%

Нису сви имејлови исти. ја волим Правило 80/20 јер се односи на свако поједино подручје нашег живота. Укључујући и е-адресе. Правило 80/20 је идеја да је 20% улаза одговорно за 80% резултата у било којој ситуацији. Стога, да бисмо били ефикасни, требало би да се фокусирамо на 20% улаза који воде до 80% резултата. Исто тако, требали бисмо се усредсредити на е-адресе са високом вредношћу од 20% које воде до максималног излаза.

Мојих 20% имејлова су ти који ми дају следећи напредак у раду. То могу бити захтеви за медије, места за интервјуе, могућности умрежавања, пословни потенцијални клијенти, могућности говора и друге ствари које воде до мојих 20% пословних циљева. У моју е-пошту од 20% такође спадају људи који су уложили у мој рад, попут мог 1-1 тренирање клијената , говорни ангажмани и читаоци који су купили моје курсеве и производе. И на крају, али не најмање важно, овде падају и преписке са мојим добрим пријатељима. Све остало иде на пошту од 80%.

За мејлове од 20%, дајем им значајан приоритет. Обично им одговорим одмах (посебно ако испуњавају правило од 1 минута у бр. 9); ако не, доћи ћу до њих за 1-3 дана. За 80% поште, потребно ми је више времена да одговорим, понекад чак ни не одговорим (погледајте тачку # 4).

3. Имајте директоријум Репли би КСКС Даи

Пошаљите пошту на коју треба ваш одговор у директоријум Репли би КСКС Даи, где је КСКС дан у недељи. Сваке недеље издвајам 3 дана за одговарање на е-поруке - уторак, четвртак и субота. На овај начин ме не притискају да одмах одговорим кад год добијем пошту. Прочитао сам је, ментално је препознајем и размишљам док не дође време за одговор (у просеку 3-8 дана од пријема поште).

4. Схватите да не треба да одговарате на сваку пошту

Упркос ономе што мислите, не морате да одговарате на сваку пошту. Понекад се нити један одговор након одређеног временског периода не може сматрати одговором сам по себи.

Добивам велику количину поште читалаца и одређено време сам одговарао на сваку пошту која ми је стигла. Није ми ништа учинио. Провела бих цео дан само одговарајући на пошту, а до краја дана била бих испражњена, неспособна да радим било какав стварни посао. И занимљиво, скоро сва пошта на коју одговорим никада не добије одговор на било коју врсту (чак ни признање или хвала), чак ни када постављам додатна питања како бих им додатно помогла. Претпостављам да се половина поште не чита, а друга половина је пошта коју људи шаљу импулсно, а одговори заправо нису важни. У сваком случају, схватио сам да је много ефикасније користити време на задацима веће вредности, као што је рад на производима високе вредности и богатим садржајем, подршка мојим клијентима за подучавање 1-1, нови пројекти и писање нових чланака.Оглашавање

Не наглашавајте превише око одговарања на сваку пошту. Одговорите ако вам помогне, али ако трошкови одговора не премашују користи, онда можда не вреди бринути због тога. Само нека то буде и ствари ће се с временом средити.

5. Креирајте одговоре на шаблон ако често шаљете сличне одговоре

Ако прегледате послану фасциклу, вероватно ћете пронаћи тренд у стварима на које одговарате. Пошта коју добијам на свом сајту обично се може сврстати у једну од ретких категорија (1) повратна информација / захвалност (2) 1-1 подучавање (3) захтеви за рецензије књига / производа (4) упити за говор (5) остало . За (1) и (2) користим предлошке које сам претходно написао и које користим у одговорима. Док одговарам, прилагодио бих их у складу са потребама оригиналне поште. То ми је уштедело огромну количину времена, у поређењу са прошлошћу када сам куцао е-пошту од нуле.

6. Читајте само релевантне е-адресе

Претплаћујем се на неколико билтена - као што су фитнес, самопомоћ, блогање и посао, али не читам све маилове које шаљу. Ни њих не бришем, јер знам да имају драгоцене информације. Уместо тога, подесио сам гмаил да их аутоматски архивира у различите ознаке (фасцикле). Блогови се архивирају у директоријум за блогове, фитнес маилови се архивирају у директоријум здравља и фитнеса итд. Од сада имам око 30 директоријума. Читам их само када желим да добијем више информација о тој теми.

Не треба да читате сваку поједину пошту која долази. Изаберите и одаберите оно што вам је релевантно.

7. Структурирајте пошту у категорије

Фасцикле (или етикете, ако користите гмаил) су ту да вам помогну да организујете пошту.

Прво, користите релевантан систем именовања онога што радите. Ако су вам сада највећи приоритет, рецимо, (1) писање књиге и (2) мршављење, тада мапе назовите тако.Оглашавање

Друго, користите хијерархијску структуру. директоријуми првог нивоа су за велике категорије, а директоријуми другог нивоа су за подкатегорије итд. На пример, имам Админ као директоријум првог нивоа, а Бацк-Уп, Аццоунтинг, Аццоунтс итд. Као директоријуме другог нивоа. Ако је потребно, имам фасцикле трећег нивоа да их даље сегментирам. Гмаил има додатак који вам омогућава да користите ознаке различитих нивоа (Подешавања> Лабс> Угнеждене ознаке)

Коришћење филтера (# 8) за аутоматско организовање поште у фасцикле чини чуда.

8. Користите филтере

Филтери су алати који вам помажу да аутоматски сортирате пошту када уђе у вашу пошту. За филтер су потребне две основне ствари - (1) Термин на који треба пазити (2) Акција која се примењује ако се термин подудара. Од сада, мој гмаил има око 20 различитих филтера постављених за различите адресе е-поште, наслове предмета, основни текст и шта све не. У зависности од филтера, пошта ће се аутоматски сортирати у одговарајућу фасциклу / архивирати. Ово минимизира количину административних радњи које треба да урадим.

Ево мог видео водича који дели како сам подесио филтере за е-пошту како бих постигао нулу пристигле поште: 3 једноставна савета за постизање нуле у сандучету помоћу филтера е-поште [Водич за видео]

9. Користите правило 1 минуте када одговарате

Ако је одговор потребан у року од једног минута, одмах му одговорите и архивирајте. Не дозволите да вековима лежи у вашем поштанском сандучету. Требаће вам још више напора да га пустите да лебди око вашег ума и непрестано вас подсећа да треба да одговорите. Само се побрините да се придржавате 1-минутног временског оквира када одговарате како вам не би требало више времена него што је потребно. Ово ми помаже да очистим велику количину поште у кратком времену.

10. Поставите ограничење времена које проводите у пријемном сандучету

Преко правила од 1 минута, ограничите укупно време које проводите у пријемном сандучету. Следећи пут када проверите пошту, време се . Погледајте колико вам треба за обраду, читање, одговарање и сортирање ваше поште. Затим се запитајте колико је тог времена добро проведено. Шансе су да већина тога није имала апсолутно никакву сврху.Оглашавање

Понекад ћете добити е-поруке које су алармантно дугачке. За ове е-адресе скенирајте, погледајте да ли постоји нешто релевантно за вас, а затим их обрадите у складу с тим. Одговорите ако је потребно (и користите правило од 1 минута); архивирајте га ако не планирате да одговорите. Ако ћете одговорити, немојте осећати потребу да вратите дугачку пошту само зато што је особа написала дугачку пошту. Последња ствар коју желите је размена е-поште путем е-поште, која ће нехотице резултирати падом у црну рупу е-поште. Пријавите се у пријемно сандуче, учините шта треба и одмах изађите.

11. (Немилосрдно) Откажите претплату на ствари које не читате

Током крстарења мрежом, вероватно се пријавите за поприличан број билтена и храните се импулсом за који после изгубите интересовање. Ако вам се више пута избрише пошта из претплата, знак је да се одмах одјавите.

Преузмите манифестну верзију овог чланка: [Манифест] 11 савета за ефикасно управљање е-поштом

Оригинални чланак: 11 једноставних савета за ефикасно управљање е-поштом |. | Лична изврсност

Кредит за истакнуте фотографије: Пословна жена црта коверту е-поште путем схуттерстоцк.цом