Рачуне проналазим на најлуђим местима: не само да их проналазим у новчаницима и ташницама, већ их ретко изловим из ормара за књиге или иза кауча. Уосталом, ти ситни папирићи могу склизнути у тренутку када вам окрену леђа. Једини начин да се одрже у складу је једноставан организациони систем. Класични приступ је годинама био кутија за ципеле пуна рачуна. То је одличан начин да осигурамо да су сви наши комадићи папира на једном месту, али и даље оставља нешто зажељети. Дођите у пореску сезону, бирамо између предавања те кутије књиговођи или сортирања самих. Оглашавање

Постоје и други планови који могу имати више смисла: са мало технологије можемо елиминисати велики део посла који прати праћење трошкова. Доле наведене опције могу поједноставити ситуацију и олакшати пореску сезону.

1. Држите се пластике

Ако све куповине можете извршити кредитном или дебитном картицом, можда ћете моћи да елиминишете наплату рачуна. Већина софтверских пакета за књиговодство могу дохватити информације о вашем налогу за ваше рачуне - и тумачити их у одређеној мери. Међутим, постоје одређени недостаци ако се у потпуности ослањате на изводе са својих картица. Већина не прецизно идентификује само оно што сте купили и може бити тешко сетити се да ли је одређено плаћање књижари прошле године представљало трошак за образовање. Готовинска плаћања могу се извршити и путем великог кључа у систему - постоји пуно могућности за трошкове који су вам потребни да бисте их водили, а то ће бити само готовина (мислите да поделите оброк са клијентом). Постоје и друга специфична питања која се односе на то да ли се одлучите за употребу дебитне или кредитне картице.Оглашавање

Трошкове можете да забележите у већини књиговодствених програма, али све док будете ишли у корак са рачунима, можете избегавати организовање и категоризацију рачуна више од једном месечно. То није савршено решење, али неће учинити да се ваш рачуновођа најежи онако како то чини кутија са потврдама.

2. Изаберите услугу

Уз накнаду, услуге попут Схоебокед узеће ваше рачуне и скенирати их. Они користе систем који не само да препознаје текст и ставља га у формат који можете користити, већ може и аутоматски категоризовати ваше рачуне. Будући да Схоебокед и друге услуге обично раде месечно, број рачуна које можете скенирати од сада до 15. априла може бити кратак. Међутим, можете извршити кратку тријажу на рачунима и елиминисати све оне који заправо не утичу на ваше порезе: намирнице, филмове и оно што све можда неће требати скенирати, осим ако не радите на томе да подмирите све своје трошкове и трошкове буџет под контролом.Оглашавање

Цене се могу разликовати за такве услуге. Схоебокед има планове који се крећу од 9,95 долара месечно до 49,95 долара - сматрам да је то договор. Знатно је јефтиније него платити некоме да скенира ваше рачуне за вас.

3. Скенирајте рачуне сами

На први поглед може се чинити да је скенирање у вашим рачунима корак уназад од плаћања услуге да бисте то урадили уместо вас. Али са одговарајућом опремом, можете прилично аутоматизовати поступак код куће. У овом случају, права опрема је скенер намењен посебно за признанице: користио сам НеатРецеиптс систем и заправо је лакше него спаковати рачуне и послати их. Сједнем испред телевизијске емисије или филма и убацим своје рачуне у скенер. Његово оптичко препознавање знакова је врло добро - за већину рачуна скенер издваја све релевантне информације и ставља их у формат у којем их могу убацити у свој књиговодствени софтвер (као и сачувати у ПДФ-у).Оглашавање

Да ли вреди цена која иде уз куповину скенера само за ваше рачуне, то може зависити од тога колико рачуна планирате да обрадите: у зависности од тога где преузимате скенер, цена може бити већа од трошкова основног рачуна за годину дана план у Схоебокеду - али мање од плана средњег нивоа. Користите га више од годину дана или скенирајте са њим више рачуна него што то услуга дозвољава, а заправо није све тако скупо. И док год имате признаницу, можда ћете моћи да отпишете скенер на порез.

4. Похађање старе школе

Ако радије не трошите новац на алате или услуге да бисте се побринули за своје рачуне, увек постоји стари школски приступ. Рачуне можете ручно унети у Екцел или неку другу опцију књиговодства. Али вреди напоменути да такав приступ није само временски скуп: захтева више дисциплине него што је већина људи спремна посветити управљању рачунима. Ако мало заостанете, може вам изгледати апсолутно немогуће сустићи.Оглашавање

Остале услуге и алати

Поменуо сам алате и услуге које сам заиста имао прилику да користим и сматрао сам поузданима. Али знам да постоји много других опција - ако сте користили услугу или алат за организовање рачуна који су вам се посебно свидели, поделите везу у коментарима.