Без обзира којим се послом бавите, шансе су да бар неко време проведете на састанцима. Ваши састанци могу бити састанци великих група, појединачни или чак разговори за посао. Можда прескачете аспект састанка лицем у лице и преузимате конференцијске позиве или користите Скипе. Без обзира за коју врсту састанка сте заказали, ови савети вам могу помоћи да побољшате вештине постављања састанака.

1. Поставите дневни ред испред времена. Знање шта планирате да постигнете на састанку може вам помоћи да одлучите колико дуго планирате да останете на том састанку - под претпоставком да можете да се придржавате свог дневног реда. Може бити тешко натерати друге људе да остану на путу, али нико заправо не жели да проведе цео дан на једном састанку. Штавише, попуњавање договореног дневног реда је заиста једини начин да будете сигурни када је ваш састанак завршен.
2. Понудите опције времена и датума за састанке. Уместо да дуго пролазите напред-назад, било телефоном или путем е-поште, одаберите два или три пута заказана састанка која вам одговарају и представите их другој половини састанка. Ако имате посла са већом групом, готово је загарантовано да бар једна опција некоме неће успети, а постојање више опција много је бржи начин за постизање консензуса.
3. Избегавајте модерне софтверске апликације. Иако постоји врло грозан софтвер за подешавање састанака, покушајте да избегнете употребу било чега необичног. Изузетак од овог правила су забаве или врло велики састанци. Генерално, коришћење ових апликација одузима више времена него што вреди - постоји нова крива учења за нове кориснике, а потреба да посете веб локацију да би одговорили може потрајати двоструко више времена као одговор на е-поруку. Међутим, када покушавате да координишете велике групе људи, коришћење апликације може да пружи централну локацију, а не да шаље огромне групе е-поште.
4. Уверите се да вам заиста треба састанак. Доста састанака је заказано за једноставне ствари попут предаје документа на одобрење. Уколико тај документ није довољно кратак да би се могао у потпуности испитати током састанка, можда би било корисније одбацити га и вратити се касније да одговорите на питања и водите поступак одобравања. Пре него што одредите састанак, размислите да ли би се ствар могла решити брже.
5. Смањите време путовања. Један од разлога што састанци поједу толико времена у нашим календарима је неопходност путовања. Морамо путовати у канцеларије клијената, кафиће или где год се доврага састајемо. Можемо минимизирати ту посвећеност предлажући да се састајемо на својим локацијама, да се састајемо на пола пута или да уопште прескочимо састанак. Опције попут телефонских позива или видео конференција често могу да поднесу све захтеве тог састанка због којег сте се возили по граду.
6. Закажите време и за припрему и за брифинг. Када одредите састанак, размислите шта ћете можда морати учинити да бисте се припремили за њега - прегледајте извештај, припремите презентацију или испеглајте кошуљу - и закажите време за сваку од тих активности пре стварног састанка. Такође је вредно заказати петнаестоминутну припремну сесију непосредно пре заказаног састанка за све детаље у последњем тренутку. Исто важи и за касније: можда ћете морати да извршите одређене задатке након састанка. Заказивање најмање неколико минута након састанка гарантује да ћете имати времена да се уверите да су белешке завршене и да се било каква даља радња барем укључује у ваш календар (ако то не можете да учините тада).
7. Одвојени лични и пословни састанци. Многи од нас покушавају да све своје термине ван канцеларије учитају у један дан. Игноришући проблем шта се дешава ако само један закасни, имате проблем покушаја да пребаците брзину између презентације коју сте управо дали клијенту и снимка који лекар чека да вам да. Таква ментална промена може само отежати обављање ваших каснијих састанака. Покушајте да закажете личне и пословне састанке за различите дане.
8. Редовно ажурирајте своје планере састанака. Ако нисте једина особа која заказује ваше састанке, неопходно је да остали буду у току. У супротном, ваша друга особа вас можда очекује на породичној вечери у исто време када завршавате велики пројекат. Волим дељене календаре, попут Гоогле календара баш из тог разлога, али постоје начини за дељење готово сваке врсте календара ако се ослањате на свој систем. Организатори састанака могу да укључују вашег менаџера, вашег значајног другог, административног помоћника (вашег или одељења) и читав низ других људи.
9. Ограничите позване. Можда вам неће требати присутна цела компанија за извештај о напретку. Уместо тога, одлучите ко заправо треба да буде на вашем састанку - увек можете касније послати масовни имејл ако се људи осећају изостављенима. И раније сам био у ситуацијама када су се виша руководства осећала изостављено ако их нисте довели на сваки састанак који сте заказивали. Чини се да је најбоље представити састанак као нешто што не би било драгоцено коришћење њиховог времена.
10. Потврдите све! Потврдите када и где је састанак, шта покрива дневни ред, чак и како доћи до њега. Све што вам заиста треба је кратки е-маил дан или два пре састанка у којем је назначен састанак и затражите једноставно да као одговор ако је све тачно.