15 СТРАТЕГИЈА ЗА ЕФИКАСНУ ЛИСТУ ОБАВЕЗА

Једна од прастарих техника продуктивности је класична и ефикасна листа обавеза, и то са добрим разлогом. То је један од најпродуктивнијих начина за вас и све остале да урадите било шта. Било да се ради о менталној листи или нечему што записујете, листа обавеза је основни алат за продуктивност.

У исто време, то је један од збуњујућих алата за продуктивност. Многи људи то дискредитују из различитих разлога и не верују да је листа обавеза добра. Али мој аргумент је да можда ви и други људи не правите ефикасну листу обавеза, па ћемо овде размотрити како је правилно обавити.

Зашто се мучити са ефикасном листом обавеза?

Користили сте их погрешно

Пре него што ускочите у стратегије како бисте направили ефикасну листу обавеза, вреди знати зашто бисте се трудили да је направите. Прва важна ствар је да су многи људи погрешно састављали спискове.

Две најчешће грешке су:

Људи користе листе као мерило да ли су продуктивни или не.
Ставили су превише ставки на списак.

Разумљиво је зашто то радите ви или други људи. Листа обавеза је алат за продуктивност, па има смисла гомилати задатке. Међутим, мозак не ради на тај начин. Ако на својој листи имате пуно задатака, чини се као мучење јер се листа никад не завршава.

У почетку вам се чини да увек имате нешто да урадите, али имајте на уму да имате само толико времена у дану. Важно је да више вредности дајете квалитетном раду, а не самој количини.

У истој белешци, ако сте неко ко има тенденцију да тражи валидацију, листа обавеза може бити тешка. Биће дана у којима нећете све завршити због животних догађаја. Ово ствара непотребан притисак и шаље вас у стресни вихор.

Помаже вам да останете фокусирани

Када направите ефикасну листу обавеза, главни циљ ових листа је да пруже јасност и фокус. Ако сте их погрешно урадили, можда сте приметили да се усредсређујете на задатак са листе обавеза и да га обавите.

Ово може бити у сенци више ставки на листи, али током одређеног времена фокусирате се на задатак. Међутим, ово заиста видите на делу када размишљате о томе да имате краћу листу обавеза.

Разумем да листа обавеза није за сваку особу, али овај фокус је користан људима када започињу. Још увек нисте сигурни у своје циљеве или пут којим желите да идете. Такође се можете борити да одредите следећи корак према коме треба радити.

Листа обавеза је водич на који можете да је вратите кад год вам затреба. Поред тога, технике које ћу поменути у наставку учиниће спискове ефикаснијим за вас.

15 стратегија за ефикасну листу обавеза

Видећете колико је моћна листа обавеза када размотрите разне стратегије које можете да уврстите у једну. Ово је твој листу задатака, па одаберите из доленаведених стратегија да пронађете оно што вам одговара. Ако нисте сигурни, не плашите се експериментисања и размрсите неколико комбинација.

Запамтите да је пут до успеха пут са многим разгранатим стазама, па су методе које користите ваш избор.Оглашавање

1. Поделите листу на два дела

Прва стратегија је разбијање листе на два дела. Ова два дела називају се дневним листовима и то то’с.

Дневни листови су свакодневни задаци које желите више да развијате. На пример, ако желите да стекнете навику вежбања ујутро, свакодневни задатак може бити праћење 15-минутне рутине вежбања или одлазак у једносатну шетњу.

Ваши задаци су свакодневни задаци које у једном тренутку требате обавити. Можда треба да припремите извештај на послу или направите презентацију. То можете ставити у своју колону обавеза.

Ово је ефикасна стратегија јер штеди сву неред којој већина људи гравитира. Као што је већ поменуто, људи пуне своје спискове, а већина је то обично задатака које бисте ионако радили, попут куповине по намирницама или одвожења деце код пријатеља.

2. Ограничите ставке

Ако сматрате да је разбијање ваше листе на два дела превише, предложићу вам краткоћу да буде врлина приликом прављења ових спискова. Можете да подесите било који број ставки, али кључно је то што имате постављено ограничење на уму. Неки људи немају више од седам, док други иду чак три. Радите оно због чега се осећате пријатно.

Идеја иза овога је сужавање најважнијих задатака које требате обавити тог дана. Наравно, постоје и друге ствари које ћете радити током дана и то је у реду, али желите да ставите приоритет на ставке које су на вашој листи обавеза пре него што се тај дан заврши.

3. Користите контролне листе за сложене задатке

Ако већ правите уске листе, али постављате теже задатке, мој предлог је да тај задатак разбијете. Да ли су то детаљни кораци које треба предузети или бележење важних детаља који морају бити присутни, зависи од вас.

У сваком случају, ово вам омогућава да све на прави начин обавите и да вам не недостају кључни детаљи или кораци.

4. Прво се позабавите МИТ-ом

МИТ је најважнији задатак. Други начин да се ово сагледа је прво решавање највећег и застрашујућег задатка^[1]. Зашто ово желите учинити, враћа се на то како функционише наш мозак.

Можда ћете се осећати примораним да прво обавите лакше задатке пре него што пређете на већи задатак, али проблем је што ти задаци - чак и они лакши - троше вашу енергију. Даље, ако имате заиста велики задатак који треба да обавите, велике су шансе да ће вам то бити на уму током дана. То значи да трошите више енергије само размишљајући о томе.

Све то не би представљало проблем да се тај велики застрашујући задатак прво реши ујутру.

5. Направите листу готових

Још један занимљив приступ који треба размотрити је да имате готову листу. Ово је листа задатака које сте завршили са листе обавеза. Многима је задовољство само прецртати ставку са листе и завршити с њом, али у зависности од тога шта стављате на те листе, готова листа може бити инспиративна.

Замислите ако сте неко ко на ваше листе ставља надпросечно тешке задатке, активности којима је потребно сат или два да бисте правилно завршили. То вас може надахнути да учините више ако након једног дана рада путем ове листе приметите колико сте постигли током дана.Оглашавање

6. Учините вашу листу једноставном за уочавање

Од шареног папира до постављања на очигледно место, желите да се листа налази на месту на којем ћете га лако уочити. Имајте на уму да не морате стално имати овај списак пред собом јер би могао створити непотребан стрес. Али постављање на једну страну је лепа идеја - поглед у страну и тачно знате шта треба урадити.

7. Додајте му играчке елементе

Ако оловка и папир нису ваша ствар приликом прављења листа послова, постоји неколико апликација које вас такође могу водити. Лепота да бисте урадили листу апликација је да има више простора за креативност, а неки програмери у њих уграђују игре.

На пример, Тодоист има систем постигнућа где појединци зарађују значке док извршавају више задатака. Ту је и Боунти Таскер, због чега се осећате као да су ваши задаци споредни задаци у видео игри.

8. Дајте себи рокове

Посао се шири како би се попунило предвиђено време.

То је стара филозофија која и даље звучи тачно с тим како смо продуктивни. На пример, рецимо да сте добили задатак да напишете извештај и да имате недељу дана да то урадите. Вероватно ћете на томе радити стабилно током целе недеље. Или ако сте одлагач, одложићете га до прексиноћ и завршити.

Али шта ако добијете тај исти задатак и доделите му само сат времена да га обавите? Вероватно ћете обавити извештај, али даћете предност главним, важним тачкама и истакнути их, уместо да их попуните непотребним длакама.

Цела поента овога је да са својим циљевима и ставкама на листи обавеза то желите имају рокове . Што се тиче прављења спискова, мој предлог је да си дате један дан да тамо извршите задатке. Ово вам је довољан притисак и подстицај да вредно радите на њима.

9. Додајте задатке када су свежи

Друга стратегија је да себи доделите задатке чак и када радите на нечем другом. Имајте на уму да то није нешто што тренутно морате да урадите, али ово може да помогне људима који се муче да размисле о томе на шта ће се даље фокусирати.

Ово је исто као кад чујете нешто занимљиво и запишете. Паметно је то учинити јер вам штеди муку да се задржите на тој идеји, а не да се усредсредите на задатак који је тренутно на располагању. Такође вас штеди од потребе да се присећате шта је задатак ако сте тип који ће на крају дана написати листу обавеза следећег дана.

10. Будите удобни са ревидирањем листе обавеза

У зависности од вашег укупног начина размишљања, још једна добра стратегија је да прегледате листу обавеза и унесете промене у њу. Ако вежбате претходну стратегију, можда постоји могућност да вам листа обавеза постане дугачка и постављате нереална очекивања да можете све то завршити.

Дајући себи прилику да ревидирате листу обавеза, дозвољавате себи да ширите своје задатке, а не да их збрајате. Ово помаже вашем начину размишљања јер вас списак не засипа.

11. Писање задатака, а не циљева

Требали бисте имати одвојене листе за своје задатке и своје циљеве. Идеја је да циљеве уопште не стављате на листу задатака.

Иако вам задаци могу помоћи да доведете до својих циљева, циљеви су веће жеље, а не нешто што можете постићи током дана. На пример, научити говорити француски је циљ; међутим, то можете разбити на задатак рекавши да читате француски садржај 15 минута или гледате филм на француском.Оглашавање

Ово се такође протеже на циљеви , такође. То можете видети као прекретнице. Враћајући се на пример говорења француског, циљ може бити, разговарајте о мојој омиљеној храни са неким на француском. То је жељени исход који тражите из праксе.

12. Укратко о листама обавеза

Овде кратко значи да га је могуће прегледати, јер можете брзо прегледати листу и знати шта треба урадити. То можете учинити тако што ћете се усредсредити на кључне речи одређених задатака и не повлачити их. На пример, реците да је у вашој гаражи неред и да желите да је очистите. Уместо да пишете подужу реченицу, будите кратки и напишите нешто попут чисте гараже 30 минута. или једноставно чисту гаражу.

Помоћу ове стратегије трошите мање времена на писање задатка приликом прављења листе обавеза. Поред тога, ослањате се на речи окидача да бисте се присетили да се присети одређених детаља за тај задатак.

13. Имајте више листа

Као што је горе поменуто, добра идеја је да имате одвојене листе за разне ствари, као што је посебна листа циљева, дневних задатака и задатака. Други начин на који можете то сагледати је да имате систем у коме се саветујете са три листе.

Ове листе су:

Главна листа

Овде су неки од ваших дугорочних циљева, попут пресељења у нову кућу, извлачења дугова или изградње предузећа. То су ствари којима ће требати година или више.

Недељна листа пројеката

То су ствари које желите да постигнете до краја недеље. То су ствари које ће иглу полако помицати према неким ставкама на вашој главној листи. Из претходног примера, ово би могло бити истраживање истраживања о добијању пословног зајма, лову на куће или отварању рачуна за штедњу.

Листа високог утицаја

На крају, ово су задаци које данас треба извршити. Да ли су повезани са претходне две листе или не, није битно. Ту се постављају задаци високог приоритета. Примери могу бити позивање одређених људи или рад на пројекту или извештају који треба ускоро.

Ако поставите ове листе, често ћете се позивати на недељну листу пројеката и листу утицаја и утврђивати да ли недељни задатак треба преместити на ту листу.

Док то радите, приметићете колико ваш свакодневни живот утиче на оне циљеве који су записани на тој главној листи. То може бити надахњујуће јер вас оно што радите активно приближава вашим циљевима.Оглашавање

14. Не појачавајте потешкоће док не будете спремни

Неке од поменутих стратегија наизглед могу изгледати лако, али захтевају много менталне снаге. Мотивација је необична ствар, а наш мозак је ожичен да обрађује одређени начин. Ако тражите истинску промену и нешто што се држи, најбољи принцип је да ствари у почетку буду једноставне и лагане.

Можда је завлачење, али често не схватате како ти дечји кораци могу играти пресудну улогу у томе што можете да почнете да трчите и јурите за својим сновима. Не срамите се ако морате да започнете са једноставним задацима за себе. Чак и повратак дневним задацима које ионако радите попут туширања, прања веша или куповине хране је добар начин за почетак.

Стављање тих предмета на листу чини вам се као да сте имали продуктиван дан. Одатле можете себе изазивати тежим задацима. Укључите рутину вежбања или проведите пола сата на задатку који вам нешто значи.

Идеја је да се олакшате рутини, тако да се не осећате преоптерећено.

15. Измерите своје време

Последња стратегија која вам може помоћи је да измерите своје време. Колико вам треба да завршите одређени задатак? Не морате да се залажете за детаље, већ одредите време током недеље и одредите просечно време проведено на том задатку.

Зашто је ово битно? Ове информације се могу подијелити на два начина.

Први начин је да се користи као маркер за повећање ефикасности. У зависности од задатка, можете пронаћи нове начине за постизање истих резултата у краћем времену.

Такође вам омогућава да знате шта можете учинити у датом дану. Ако знате да вам треба читав сат јутарње рутине или сат времена, бићете свеснији како се крећете кроз ту рутину.

Даље, ако знате које ћете задатке радити следећег дана, можете боље управљати својим временом јер отприлике знате колико времена ће вам требати да све обавите.

Последње мисли

Састављање ефикасне листе обавеза није тако лако како се чини. Постоје све врсте јединствених стратегија за испробавање, неке изазовније од других. Међутим, ако сте мотивисани да користите овај алат за продуктивност како бисте си олакшали живот, тада ће бити лакше. Све што треба да урадите је да се трудите и експериментишете и преиспитујете када је потребно. Дакле, започните са списком обавеза већ данас.